Salesforce CRM 管理权威手册第四版（二）
在前几章中，我们已介绍 Salesforce 如何通过用户配置文件机制来控制信息访问。我们看到，必须在用户配置文件上设置适当的对象级权限，例如创建、读取、更新和删除，以允许用户对该对象类型的记录拥有相应的权限。本章将重点介绍组织范围的共享默认设置、角色以及其他共享设置，这些设置补充并扩展了在 Salesforce CRM 应用程序中分配访问权限给用户的方式。本章还详细探讨了控制记录更新的一些机制，
原文：
annas-archive.org/md5/406bbb15107e3925f02960f1c5376535译者：飞龙
第四章：数据访问的安全性与数据验证
在前几章中，我们已介绍 Salesforce 如何通过用户配置文件机制来控制信息访问。我们看到，必须在用户配置文件上设置适当的对象级权限，例如创建、读取、更新和删除，以允许用户对该对象类型的记录拥有相应的权限。
本章将重点介绍组织范围的共享默认设置、角色以及其他共享设置，这些设置补充并扩展了在 Salesforce CRM 应用程序中分配访问权限给用户的方式。
本章还详细探讨了控制记录更新的一些机制，以及允许你管理和控制输入到 Salesforce CRM 中的数据质量的功能。
最后，你将遇到一些关于 Salesforce CRM 管理中的安全和访问关键功能的问题，这些内容在本章中已涵盖。
本章涵盖以下主题：
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数据访问和安全的层级
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数据访问安全模型
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组织范围的默认设置
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使用层级授予访问权限
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授予用户额外的访问权限
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权限集
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角色层级
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组织范围的默认设置和共享规则
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共享规则
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组
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公共组
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个人组
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添加或修改共享规则的影响
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基于标准的共享
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手动共享
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队列
数据访问和安全的层级
Salesforce CRM 中有多种功能提供数据访问和安全性，系统管理员可以配置这些功能，并且可以在平台的不同层级应用。接下来，我们将了解允许你在 Salesforce 组织中对信息应用数据访问和安全控制的多个层级。
组织
数据访问和安全的第一级也是最高级别是在组织层级。此层级允许对 Salesforce 进行受控访问，只有授权用户才能访问，并且你可以配置如密码策略和登录访问规则等规则。这些设置在第二章，管理用户和控制系统访问中有详细介绍。
对象和字段
数据访问和安全的第二层和第三层分别位于对象层级和字段层级。对象层级的数据访问和安全提供了最基本的控制用户可以访问哪些数据的类别。对象可以应用权限，以允许或防止用户创建、读取、更新或删除该特定对象的数据记录。第三层是字段层级。在这里，你可以使用字段级安全来控制对特定字段的访问。即使用户对相关对象有完全访问权限，你也可以限制他们访问某个特定字段。这些功能在第三章，配置对象和应用程序中有详细介绍。
记录
最低级别的数据访问和安全设置使您能够控制记录级别的访问。记录级别访问机制允许在最精确的级别进行控制，您可以允许特定用户查看对象和字段，但限制与该对象相关的实际记录。例如，可以将记录级别访问设置为允许用户查看和编辑自己的记录，而不将这些记录暴露给系统中的其他用户。这一访问级别通过 Salesforce CRM 内置的数据访问安全模型得以实现。
数据访问安全模型
有几种灵活的选项可以让您控制记录在组织内部的访问方式。
在上一章中，我们探讨了通过配置和分配个人资料，您可以通过设置对象的属性来控制用户能够查看、编辑和创建数据的最广泛方式。
我们还讨论了字段和字段级别安全的创建，这些安全设置是在个人资料级别设置的，并应用于数据库级别的记录。回到图表中，我们现在将查看以下图表右上角显示的安全模型：
数据访问安全模型是最低级别的数据访问和安全设置，它使您能够使用以下四个功能控制记录级别的访问：
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组织范围默认设置（OWD）
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角色层级
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共享规则
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手动共享
以下图表展示了随着每个额外功能的添加，提供的记录访问范围是如何逐步扩展的：
我们现在将探讨使用以下功能控制记录级别访问的机制：组织范围默认设置（OWD）；角色层级；共享规则；和手动共享。我们将首先描述 OWD。
组织范围默认设置
OWD 共享设置用于定义组织的默认共享设置。对于大多数对象，共享设置可以设置为私有、仅读或公开读/写。
OWD 共享设置指定了记录的默认访问级别，并且可以为 Salesforce 中的大多数对象（如帐户、联系人和活动）分别设置。
注意
在设置 OWD 时，您可以使用默认内部访问设置为内部用户设置访问级别，并使用默认外部访问设置为外部用户设置不同的默认访问级别。
在这里，外部用户是 Salesforce 提供的社区管理功能的一部分，该功能需要额外费用，并用于与与您公司生态系统相关的个人（如供应商、供应商或任何其他第三方企业）进行协作。
如前图所示，结合用户的个人资料，OWD 定义了用户没有所有权的数据记录的访问基准级别。图示表示了数据访问权限的可见性，随着其他功能的加入，提供更广泛的共享设置。
要自定义 OWD 设置，请导航到设置 | 安全控制 | 共享设置。然后点击组织范围默认设置区域的编辑，接着为每个对象选择所需的默认内部访问，如下图所示：
OWD 访问级别操作
OWD 的访问级别允许对对象记录执行以下操作：
| 访问级别 | 操作 |
|---|---|
| 公共完全访问（仅适用于设置Campaign对象） | 更改记录所有权 |
| 搜索记录 | |
| 对记录进行报告 | |
| 添加相关记录 | |
| 编辑记录详情 | |
| 删除记录 | |
| 公共读取/写入/转移（仅适用于设置潜在客户和案例对象） | 更改记录所有权 |
| 搜索记录 | |
| 对记录进行报告 | |
| 添加相关记录 | |
| 编辑记录详情 | |
| 公共读取/写入 | 搜索记录 |
| 对记录进行报告 | |
| 添加相关记录 | |
| 编辑记录详情 | |
| 仅公共读取 | 搜索记录 |
| 对记录进行报告 | |
| 添加相关记录 | |
| 私有 | 无搜索 |
| 无报告 |
公共完全访问（仅限 Campaign）
Campaign 的 OWD 访问级别可以设置为私有、仅公共读取、公共读取/写入或公共完全访问。当Campaign设置为公共完全访问时，所有用户可以查看、编辑、转移、删除并报告所有 Campaign 记录。
例如，在 John 是一个 Campaign 的所有者的场景中，应用程序中的所有其他用户都可以查看、编辑、转移或删除该 Campaign。
注意
公共完全访问选项仅适用于Campaign对象。
公共读取/写入/转移（仅限案例或潜在客户）
案例或潜在客户的 OWD 访问级别可以设置为私有、仅公共读取、公共读取/写入或公共读取/写入/转移。当案例或潜在客户被设置为公共读取/写入/转移时，所有用户都可以查看、编辑、转移并报告所有案例或潜在客户记录。
例如，如果 Lucy 是 WidgetX 案例编号 101 的所有者，所有其他用户可以查看、编辑、转移所有权并报告该案例。但只有 Lucy 可以删除或更改案例编号 101 的共享设置（请参见本章后面的手动共享规则）。
注意
公共读取/写入/转移选项仅适用于案例或潜在客户。
公共读取/写入
所有用户都可以查看、编辑和报告所有记录。
例如，如果 Mike 是 Emerald Inc. 账户记录的所有者，其他所有用户都可以查看、编辑和报告 Emerald Inc. 账户。然而，只有 Mike 拥有删除 Emerald Inc. 账户记录或更改共享设置的权限。
公共只读
所有用户都可以查看和报告记录，但不能编辑记录。在这里，只有记录所有者，以及如果启用了“使用层级授予访问权限”复选框（参见之前的“组织范围共享默认设置编辑”屏幕截图），在角色层级中高于该用户角色的用户可以编辑记录。
注意
默认情况下，使用层级授予访问权限 复选框对于标准对象是启用的，并且不能禁用。对于自定义对象，可以启用或禁用 使用层级授予访问权限 复选框。
例如，Nicole 是 EuroCorp Inc. 账户记录的所有者，并且 Nicole 在国际销售部门工作，向 Julia 汇报，Julia 是国际销售副总裁。在这种情况下，Nicole 和 Julia 都可以对 EuroCorp Inc. 具有完全的读写访问权限。
现在，假设 Mike 也在国际销售部工作；然而，使用“公共只读”设置时，他可以查看和报告 EuroCorp Inc. 的账户记录，但不能编辑或删除该记录。
私有
只有记录所有者，以及如果启用了“使用层级授予访问权限”复选框（参见之前的“组织范围共享默认设置编辑”屏幕截图），在层级中高于该角色的用户可以查看、编辑和报告这些记录。例如，如果 Mike 是账户记录的所有者，并且他被分配到国际销售的角色，向 Julia 汇报，Julia 是国际销售的副总裁，那么 Julia 也可以查看、编辑和报告 Mike 的账户。
无访问权限、只读或使用（仅限价格表）
价格表 OWD 的访问级别可以设置为 无访问权限、只读 或 使用。默认的访问级别是 使用，它允许所有用户访问价格表信息，并且可以在有产品的机会中使用价格表配置。只读 允许用户访问价格表信息，但不能在有产品的机会中使用该价格表详情。无访问权限 会限制用户访问价格表和价格的信息。
注意
无访问权限、只读 或 使用 选项仅适用于价格表，具体内容请参见 第八章，介绍销售云、服务云和 Salesforce CRM 的协作功能。
使用层级授予访问权限
默认情况下，Salesforce 使用层级结构，例如角色或领土层级，自动授予记录所有者以上层级的用户访问记录的权限。
这种自动授予用户数据访问权限给 Salesforce CRM 层级中较高用户的方式，可以通过取消勾选使用层级授予访问权限复选框来禁用。若未选择此复选框，则只有记录所有者和通过组织范围默认共享设置授予权限的用户才能访问这些记录。对于标准对象，使用层级授予访问权限复选框默认被选中且无法取消选中。
在这里，我们可以看到一个示例自定义对象的选项，对于自定义对象Country，我们将默认访问权限设置为公开读/写，并且勾选了使用层级授予访问权限设置，如下图所示：
由父级控制
当对象设置为由父级控制时，由于该对象是主从关系中的详细对象，用户可以根据是否可以对与之关联的父记录执行相同操作（如查看、编辑或删除）来执行对该记录的操作。例如，如果一个联系人记录与由父级控制的 WidgetX 帐户关联，那么用户只有在能够编辑 WidgetX 帐户记录的情况下才能编辑该联系人。
提示
允许用户更新彼此的活动：
任务和事件默认设置为私有（通过上图所示的活动设置）。为了允许用户更新彼此的活动（例如，允许用户将自己不拥有的任务设置为完成），您需要将活动设置为由父级控制，并确保与活动相关的对象对该用户也可访问。
当一个自定义对象位于与标准对象的主从关系中的详细面时，其 OWDs 会自动设置为由父级控制，并且无法编辑，如下图所示，展示了自定义对象书籍的情况：
注意
尽管可以取消选中使用层级授予访问权限来防止上级角色或区域层级的用户自动获取访问权限，但具有查看所有和修改所有对象权限以及查看所有数据和修改所有数据配置文件权限的用户，仍然可以访问他们不拥有的记录。
OWDs 需要为在 Salesforce CRM 应用程序中创建的任何自定义对象单独定义。
对于某些标准对象，您实际上无法更改组织范围共享默认设置。
例如，Salesforce 中 Solution 对象的 OWD（组织范围默认共享设置）预设为公开读/写，且无法更改。
您可以使用 OWDs 为以下标准对象设置默认的记录访问级别，默认的组织范围共享设置如下所示：
| 对象 | 默认访问权限 |
|---|---|
| 帐户 | 公开读/写 |
| 活动 | 私人 |
| 资产 | 公共读/写 |
| 日历 | 隐藏详情并添加事件 |
| 活动 | 公共完全访问 |
| 案例 | 公共读/写/转移 |
| 联系人 | 由父级控制 |
| 合同 | 公共读/写 |
| 自定义对象 | 公共读/写 |
| 潜在客户 | 公共读/写/转移 |
| 机会 | 公共只读 |
| 价格书 | 使用 |
| 服务合同 | 合同私人 |
| 用户 | 公共只读 对外部用户私人 |
注意
活动的行为与其他对象不同，尽管组织范围共享默认值设置为私人，拥有父记录（活动所关联的记录）读取权限的用户仍然可以查看该活动，无论活动归谁所有。因此，如果你将一个帐户记录共享给一个用户或一组用户，所有该记录上的活动都会对这些用户或用户组可见。
外部 OWD 用于共享
在 Salesforce CRM 中，通常称为 OWD（组织范围默认值），指定了记录的默认访问级别，并且可以为 Salesforce 中的大多数对象（如帐户、联系人和活动）单独设置。
外部 OWD 允许为外部用户应用不同的默认访问级别，例如 Chatter 外部用户、社区用户、客户门户用户等。
使用外部 OWD 可以简化组织的共享模型。例如，若没有外部 OWD，如果你希望为内部用户设置公共只读或公共读/写访问权限，而为外部用户设置私人权限，你必须将默认访问权限设置为私人，并创建共享规则以将记录与所有内部用户共享。使用独立的 OWD，一个用于内部用户，一个用于外部用户，你可以通过将内部访问默认设置为公共只读或公共读/写，并将外部访问默认设置为私人来实现类似的行为。
注意
外部组织范围默认值可用于设置帐户（及其关联的合同和资产）、案例、联系人、机会、用户和自定义对象的共享。
拥有独立的 OWD，一个用于内部用户，一个用于外部用户，还可以加速报告、列表视图和搜索的性能。
注意
外部用户包括：认证的网页用户、Chatter 外部用户、社区用户、客户门户用户、访客用户、高容量门户用户、合作伙伴门户用户和服务云门户用户。
要激活外部 OWD 设置，请导航至设置 | 安全控制 | 共享设置。然后点击启用外部共享模型按钮，如下图所示：
修改默认访问类型的效果
当您更改默认访问类型，例如从私有更改为公开读/写时，该对象的组织记录共享会重新计算，您可能会看到一个警告确认对话框，如下截图所示，通知您在 OWDs 更新完成时将收到一封电子邮件：
授予用户额外访问权限
当某个对象的 OWDs 设置为私有或公开只读时，您可以使用权限集、角色层级和共享规则授予用户额外的访问权限。
注意
共享规则和权限集只能用于授予额外访问权限，不能用于限制访问记录，不能超过原始的 OWDs 设置。
权限集
权限集允许您进一步控制组织中用户对系统的访问权限。它们可以被视为一种方法，用于微调选定个人的权限，并且允许像设置配置文件一样进行访问。
虽然每个用户只能拥有一个配置文件，但您可以为用户分配多个权限和权限集。例如，您可以创建一个名为转化潜在客户的权限集，提供转化和转移潜在客户的功能，使用应用程序权限，并将其分配给一个没有潜在客户转化功能的用户配置文件。您还可以创建一个名为导出报告的权限集，使用系统权限“导出报告”来允许特定用户导出报告中的数据。您还可以创建一个名为访问小部件的权限集，使用对象设置权限，关联到一个名为“Widget”的自定义对象，该对象在 OWDs 中设置为私有。在这里，您可以将其分配给一个没有通过配置文件设置访问小部件权限的用户。
设置用户权限集是一个两步过程，包括：
-
从权限集编辑页面创建权限集。
-
从用户编辑页面将用户分配到权限集。
从权限集编辑页面创建权限集
要查看和管理您的组织的权限集，请导航到设置 | 管理用户 | 权限集。对于一个新的权限集，点击新建按钮，并完成权限集信息部分，选择将使用该权限集的用户类型。现在编辑对象权限和字段权限，选择所需的对象。
以下截图显示了创建一个允许用户访问小部件对象（该对象在组织默认访问模型中设置为私有）的权限集：
从用户编辑页面将用户分配到权限集
要查看和管理哪些用户已分配到权限集，请导航至设置 | 管理用户 | 用户。现在通过点击用户的用户名来选择用户。
点击权限集分配，然后点击编辑分配，以查看并从可用权限列表中选择。下方截图显示了相应部分：
注意
您可以为您的组织创建最多 1,000 个权限集。
您可以将多个权限组合到一个权限集中，以创建类似于配置文件的特定权限，而无需实际创建或克隆完整的配置文件，这通常既不必要也很费时。
角色层级
一旦组织范围的默认设置（OWD）被确定，您可以使用角色层级确保经理可以查看和编辑与其直接下属（或子级）相同的记录。处于任何角色级别的用户总是能够查看、编辑和报告所有由他们或共享给低于他们层级的用户拥有的数据，除非 OWD 设置指定忽略角色层级。
要查看和管理组织的角色层级，请导航至设置 | 管理用户 | 角色，如以下截图所示：
在这里，您可以选择以下其中一种方式来查看层级：
显示为树形视图
此视图显示角色之间的父子关系的可视化表示。点击展开全部以查看所有角色，或点击收起全部以仅查看顶级角色。要展开或收起某个单独的角色节点，可以点击如前所示的加号[+]或减号[-]图标。
显示为排序列表视图
此视图将角色显示为可以按角色名称、父角色（汇报对象）或报告显示名称字母顺序排序的列表。如果您的组织有大量角色，此视图提供了一种更容易浏览层级的方式，如下图所示：
要显示筛选后的角色列表，请从视图下拉列表中选择一个预定义的列表，或者点击创建新视图来定义您自己的角色视图。要编辑或删除您创建的任何视图，请从视图下拉列表中选择该视图并点击编辑链接。进入编辑视图页面后，您可以点击删除按钮删除该列表视图。
注意
在显示为排序列表视图屏幕中显示的列为操作、角色、汇报对象和报告显示名称，这些列可以排序
显示为列表视图
此视图将角色显示为带有缩进的角色列表及其子节点，按顶级角色名称的字母顺序分组，如下所示：
注意
在“以列表视图显示”屏幕中显示的列有角色、报告给谁、报告显示名称，这些列无法排序。
要创建一个角色，请点击新建角色或添加角色，具体取决于您查看角色的方式是使用列表视图还是树视图，然后根据需要填写角色字段。
注意
在撰写时，您最多可以为组织创建 500 个角色。
要编辑角色，请点击角色名称旁边的编辑，然后根据需要更新角色字段。您可以通过点击角色名称旁边的删除来删除角色。
要将其他用户分配给角色，请点击角色名称旁边的分配，并查看角色的详细信息，请点击角色名称。
注意
如果您的组织使用领土管理，预测将基于领土层级，而不是角色层级。
角色层级不需要表示公司组织结构图，而是每个角色应被视为 Salesforce 中用户或组所需的数据访问级别。
根据您的共享设置，角色可以控制用户对组织数据的可见性级别。在某个特定角色级别的用户可以查看、编辑和报告所有由他们或与他们层级下的用户共享的记录。前提是您的组织的共享机制对于该对象类型没有另行规定。
具体来说，在与组织范围默认设置相关的列表中，如果自定义对象的“使用层级授予访问权限”选项被禁用，那么只有记录所有者和通过组织范围默认设置授予访问权限的用户才能访问该自定义对象的记录。
尽管可以创建没有角色的用户记录，但用户需要分配角色，以便他们的记录出现在机会报告、预测汇总和任何基于角色的显示中。
注意
当账户所有者没有分配角色时，相关联系人的共享访问权限为读取/写入，前提是联系人组织范围默认设置不是由父项控制。相关机会和案件的共享访问权限为无访问权限。
需要访问 Salesforce CRM 中所有记录的用户应设置为角色层级的最顶层。
当您更改用户角色时，相关的共享规则会被重新评估，以根据需要添加或移除对记录的访问权限。
提示
并不需要为公司内的每个职位创建单独的角色。相反，建议定义一个角色层级结构，以帮助控制低级角色用户输入的信息访问权限。
要查看角色的详细信息，请导航至设置 | 管理用户 | 角色。点击角色名称将显示角色详细信息页面，如下图所示：
要查看父角色或同级角色的角色详情页面，请点击层级或同级列表中的角色名称。
要编辑角色详情，请点击编辑。
要从层级中移除角色，请点击删除。
在角色相关列表中的用户，你有以下选项：
-
通过点击分配用户到角色，将用户分配给该角色。
-
通过点击新建用户，向组织添加用户。
-
通过点击用户名字旁边的编辑，修改用户信息。
-
通过点击用户的全名、别名或用户名，查看用户的详细信息。
注意
当你编辑角色时，共享规则通常会自动重新评估，以根据需要添加或移除记录访问权限。如果这些更改导致一次性更改的记录过多，则会出现一条警告消息，提示共享规则不会自动重新评估，并且你必须手动重新计算它们（如后续所示）。共享规则应在用户或用户组需要访问未通过角色层级设置或组织范围默认设置授权的记录时使用。当你修改角色中的用户时，任何共享规则也会重新评估，以根据需要添加或移除访问权限。
组织范围的默认设置和共享规则
用户对记录的访问级别通过共享规则设置时，永远不会比 OWDs 中选择的选项更严格。OWDs 是所有用户的最小访问级别。
共享规则
通过共享规则，实际上是在为特定用户组自动扩展组织范围共享默认设置。如以下屏幕截图所示，这可以视为为这些用户打开记录的可见性和访问权限。
共享规则适用于：
-
所有新建和现有的由指定角色或组成员拥有的记录
-
活跃用户和非活跃用户
共享规则扩展了 OWDs 和角色层级中指定的访问权限。
注意
共享规则永远不能比你的 OWDs 设置更严格，它们为包含的用户或用户组提供更广泛的数据访问权限。要定义共享规则，导航到设置 | 安全控制 | 共享设置。现在滚动到页面的下部，显示共享规则部分。
以下屏幕截图显示了共享规则页面，其中有部分内容用于设置应用程序中各种标准对象的共享规则，如潜在客户、账户和联系人，以及你组织中的任何自定义对象：
在共享规则设置部分，可以应用以下对象共享规则：
账户共享规则
这些规则基于帐户拥有者或其他标准，包括帐户记录类型或字段值，并设置帐户及其关联的合同、资产、机会、案例和（可选）联系人记录的默认共享访问权限。
帐户区域共享规则
这些规则基于区域分配，并设置帐户及其关联的案例、联系人、合同和机会记录的默认共享访问权限。
活动共享规则
这些规则基于活动拥有者，并设置单个活动记录的默认共享访问权限。
案例共享规则
这些规则基于案例拥有者或其他标准，包括案例记录类型或字段值，并设置单个案例及其关联帐户记录的默认共享访问权限。
联系人共享规则
这些规则基于联系人拥有者或其他标准，包括联系人记录类型或字段值，并设置单个联系人及其关联帐户记录的默认共享访问权限。
潜在客户共享规则
这些规则基于潜在客户拥有者，并设置单个潜在客户记录的默认共享访问权限。
机会共享规则
这些规则基于机会拥有者或其他标准，包括机会记录类型或字段值，并设置单个机会及其关联帐户记录的默认共享访问权限。
用户共享规则
这些规则基于用户组成员资格（本章后面会描述）或其他标准，并设置单个用户记录的默认共享访问权限。
自定义对象共享规则
这些规则基于自定义对象记录的拥有者或其他标准，包括自定义对象记录类型或字段值，并为单个自定义对象记录设置默认共享访问权限。
组
组允许通过共享规则简化设置 OWD 共享访问权限，可以为一组用户或单个用户选择性地共享他们的记录给其他用户。
公共组
公共组是只有管理员才允许创建和编辑的用户组。但创建后，公共组可以供组织中的所有人使用。
公共组可以包含单个用户、特定角色或区域的用户、指定角色的用户以及该角色层级以下的所有用户，或其他公共组。
个人组
个人组是每个人都可以为个人使用创建和编辑的一组用户。
个人组可以包含单个用户、公共组、特定角色或区域的用户，或特定角色的用户以及该角色层级以下的所有用户。
添加或修改共享规则的影响
当您添加新的共享规则时，将计算共享规则的访问级别，并显示警告确认对话框消息，如下截图所示，指示此操作可能需要大量时间：
https://example.org/img/image_04_016.jpg
更改或删除共享规则的影响，以及用户之间的记录转移，会导致重新评估受影响用户的适当记录访问。
注意
如果这些更改一次影响了太多记录，会出现一条警告消息，提示共享规则不会自动重新评估，您必须手动重新计算它们。
以下列表概述了可以对共享规则进行的更改以及应用这些更改的后果：
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当您更改共享规则的访问级别时，所有现有记录都会自动更新以反映新的访问级别。
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当您删除共享规则时，由该规则创建的共享访问将自动移除。
-
当您将记录从一个用户转移至另一个用户时，将重新评估共享规则，根据需要添加或移除对转移记录的访问权限。
-
当您修改组或角色中的用户时，任何共享规则将重新评估，根据需要添加或移除对这些用户的访问权限。
-
在角色层次结构中较高的用户将自动被授予与层次结构中低于他们的用户从共享规则中获得的相同访问权限。
注意
当您编辑组、角色和 Territory 时，共享规则通常会自动重新评估，根据需要添加或移除访问权限。可以随时手动重新计算共享规则。
要手动重新计算共享规则，请导航至设置 | 安全控制 | 共享设置。现在向下滚动到页面的底部以显示共享规则部分，在您想要的对象的共享规则相关列表中，点击重新计算，如下截图所示：
https://example.org/img/image_04_017-1.jpg
基于标准的共享
基于标准的共享规则用于控制哪些用户可以访问基于记录中指定字段值的记录。例如，账户对象有一个名为市场的自定义下拉列表字段。您可以创建一个基于标准的共享规则，将所有市场字段设置为US的账户与您组织中的北美销售团队共享，如下截图所示：
https://example.org/img/image_04_018.jpg
尽管基于标准的共享规则是基于记录中的值而不是记录所有者，但角色或领 Territory 层次结构仍允许层次结构较高的用户访问记录。
您可以为账户、机会、案例、联系人和自定义对象创建基于标准的共享规则。
例如，已为时事通讯创建了一个自定义对象。您可以创建一个基于条件的共享规则，将名称为International的所有时事通讯与您组织中的国际销售团队共享，方法如下：
文本和文本区域字段必须准确指定，因为它们对大小写敏感。例如，指定International的基于条件的共享规则将无法共享字段中包含International的记录。
提示
基于条件的共享规则与文本字段
要创建一个基于条件的共享规则，并匹配多个单词的情况，请输入由逗号分隔的每个值。例如，International、international，并使用包含运算符。
在基于条件的共享中，可以用于共享的字段类型有限制。除了记录类型外，以下字段可以作为共享的条件：
自动编号、复选框、日期、日期/时间、电子邮件、数字、百分比、电话、下拉列表、文本、文本区域、URL 和 查找关系（指向用户或队列）。
注意
每个对象最多可以创建 50 个基于条件的共享规则。
手动共享规则
用户可以手动共享某些类型的记录给 Salesforce CRM 应用中的其他用户。一些自动共享的对象包括对所有其他相关记录的访问。例如，如果一个用户共享他们的一个账户记录，那么被授权的用户将能够访问与该账户相关的所有机会和案件。
手动共享规则通常用于一次性共享记录，或者在难以确定一个一致的用户、组和相关规则集时，作为组织范围共享设置的一部分。要能够为记录授予共享访问权限，用户必须是记录所有者、系统管理员、角色层级中高于所有者的用户，或者是任何已被授予完全访问权限的用户；或者该对象的组织范围设置必须允许通过层级进行访问。
用户只需点击记录详细信息页面上的共享按钮即可授予访问权限，如以下截图所示：
注意
如果对象的组织范围共享默认设置已设置为公开读取/写入，则共享按钮不会显示。
用户记录的手动共享
您可以指定是否显示用于授予他人访问用户自己用户记录的共享按钮。
要隐藏或显示所有用户的共享按钮，请导航至设置 | 安全控制 | 共享设置。然后点击组织范围默认设置区域中的编辑，并滚动到页面底部。
要在用户详细信息页面上隐藏或显示共享按钮，请选中手动用户记录共享复选框，如下图所示，然后点击保存。
队列
队列允许用户组管理共享记录。
队列是一个可以将记录路由到等待由组成员处理的位置。记录将保留在队列中，直到用户接受它们进行处理，或者它们被转移到另一个队列。
在创建新队列时，必须指定存储的对象集。队列允许的对象包括潜在客户、案例、服务合同和自定义对象。还必须指定允许从队列中检索记录的用户集。
记录可以通过手动或自动的案例或潜在客户分配规则添加到队列，在这种情况下，记录的所有者将被更改为队列的所有者。
一旦记录被添加到队列，它们将保留在队列中，直到被分配给某个用户或被队列成员中的某个用户取回。然后，记录的所有者将更改为相应队列成员用户。在这里，任何队列成员或在角色层级结构中位于队列成员之上的用户都可以获得队列中记录的所有权。
共享访问图示
许多安全选项一起工作，以确定用户是否可以查看或编辑记录。首先，Salesforce 检查用户的配置文件是否具有访问该对象的对象级权限。然后，Salesforce 检查用户的配置文件是否具有任何管理权限，例如查看所有数据或修改所有数据。
注意
查看所有数据配置文件或权限集分配允许用户查看所有记录，修改所有数据配置文件或权限集分配允许用户更新和删除记录，无论该对象类型的数据访问安全模型如何。
最后，Salesforce 会检查记录的所有权。在这里，将检查 OWD（组织范围默认值）、角色级别访问权限以及任何共享规则，以确定是否存在授予用户访问该记录的规则。
以下流程图展示了不同的安全选项如何影响用户，涉及记录所有权、共享模型和可以设置的规则：
除了检查用户是否可以查看记录，如前述截图所示，用户的配置文件（或权限集）必须为相关对象设置查看权限。
除了检查用户是否可以编辑记录，如前述截图所示，用户的配置文件（或权限集）必须为相关对象设置编辑权限。
知识测试问题
现在，您将看到关于 Salesforce CRM 管理中的安全性和访问权限方面的关键特性的问题，这些内容已在本章中覆盖。答案可以在章节末尾找到。
问题
我们提出了五个问题，以验证你对数据访问级别、OWD（组织范围默认值）和数据访问安全模型例外的理解。
问题 1 - 字段级访问
以下哪些可以用来控制字段级访问，授予用户查看权限？（请选择一个）
a) 配置文件
b) 角色层级
c) 字段级安全
d) 权限集
问题 2 - 数据访问级别
以下哪些级别可以配置数据访问？（请选择所有适用项，除了：）
a) 组织级
b) 对象级别
c) 配置文件级别
d) 页面布局级别
e) 记录级
问题 3 - 记录级访问
以下哪些可以用来控制记录级访问？（请选择所有适用项）
a) 权限集
b) 角色层级
c) 配置文件
d) 共享规则
e) 组织范围默认值
问题 4 - 组织范围默认值
一个对象的组织范围默认值设置为“公共读取/写入”。可以使用哪些功能来限制对该对象的访问？（请选择所有适用项）
a) 页面布局
b) 记录类型
c) 角色层级
d) 配置文件
e) 以上都不正确
问题 5 - 角色层级
以下哪些陈述是关于 Salesforce CRM 中角色层级的正确说法？（请选择所有适用项）
a) 角色控制用户对组织数据的可见性级别
b) 角色层级下的用户可以查看所有由其下层用户拥有的数据
c) 用户可以分配多个角色
d) 用户必须关联一个角色
问题 6 - 数据访问安全模型例外
以下哪个配置文件权限允许用户更新该对象类型的任何记录，无论数据访问安全模型如何？（请选择一个）
a) 会话设置
b) 密码策略
c) 修改所有数据
d) 查看所有数据
e) 以上都不正确
答案
以下是关于 Salesforce CRM 管理功能中安全性和访问方面的六个问题的答案。
答案 1 - 字段级访问
答案是c) 字段级安全。
答案 2 - 数据访问级别
答案是a) 组织级，b) 对象级，以及e) 记录级。
答案 3 - 记录级访问
答案是b) 角色层级，d) 共享规则，以及e) 组织范围默认值
选项a) 权限集和c) 配置文件允许你在对象级别设置安全性，而不是在记录级别。
答案 4 - 组织范围默认值
答案是d) 配置文件。
答案 5 - 角色层级
答案是a) 角色控制用户对组织数据的可见性级别，b) 角色层级下的用户可以查看所有由其下层用户拥有的数据。
c) 用户可以分配多个角色，d) 用户必须关联一个角色，这两个说法不正确。用户可以选择性地分配角色。
答案 6 - 数据访问安全模型例外
答案是c） 修改所有数据。
总结
在本章中，我们描述了为系统管理员提供数据访问和安全配置的功能以及他们的数据访问级别。组织范围共享默认设置、角色和其他共享设置也进行了描述。
我们探讨了如何通过使用权限集、共享规则、基于条件的共享以及手动共享来进一步扩大对记录的访问。
最后，我们提出了一些问题，帮助澄清 Salesforce CRM 管理中安全性和访问控制方面的一些关键功能。
在下一章中，我们将探讨如何从 Salesforce CRM 加载和提取数据，我们将了解用于将数据导入和导出到 Salesforce 的工具。下一章中还包括对数据加载器和数据导入向导的介绍。
第五章：管理 Salesforce CRM 中的数据
在上一章中，我们查看了提供数据访问和安全配置的功能，并讨论了数据访问和安全性可以应用的四个主要层级：组织级、对象级、字段级和记录级。
本章将讨论使用数据验证规则和依赖字段改善数据质量的选项。我们还将概述 Salesforce CRM 中可用的功能和工具，帮助您将数据导入和导出 Salesforce 系统。
最后，我们将回答关于 Salesforce CRM 管理中数据管理领域的一些关键功能的问题。
本章将涵盖以下主题：
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数据质量
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数据验证规则
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依赖选择列表
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数据导入与导出工具
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数据导入向导
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单独的导入向导
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数据加载器
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数据加载器与导入向导比较
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批量数据更新的最佳实践
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导出备份数据
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回收站
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数据存储利用率
现在，让我们首先看看可以帮助您控制用户输入 Salesforce CRM 系统的数据的关键功能。
数据质量
在第三章，配置对象和应用程序 中，我们查看了如何设置自定义字段的必填字段和自动编号字段属性，以帮助提高系统中记录的质量并维护数据完整性。
Salesforce 还提供了其他数据质量机制，例如：
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数据验证规则
-
依赖选择列表
数据验证规则
数据验证规则可以应用于自定义字段和标准字段，并用于验证记录中输入的数据是否符合您指定的标准，只有符合条件的数据才能保存。
验证规则包含一个公式或表达式，该公式或表达式评估一个或多个字段中的数据，并返回 true 或 false 的值。
验证规则使用的逻辑是寻找错误条件，一旦公式或表达式返回 true，则向用户显示预先配置的错误消息。
当为某个字段或一组字段定义验证规则时，以下操作将在用户创建新记录或编辑现有记录并点击 保存 按钮时触发：
-
Salesforce 执行验证规则，如果所有数据有效，则记录将被保存。
-
对于任何无效数据，Salesforce 会显示相关的错误信息，并且不会保存记录。
你可以指定在验证规则触发时显示的错误信息，并可以选择将错误信息以内联方式显示在字段旁边或显示在页面顶部。例如，你的错误信息可以是“关闭日期必须晚于今天的日期”。如前所述，你可以选择将错误信息显示在页面顶部或字段附近，你可以选择该字段；通常，这个字段是触发验证规则的字段，或者你也可以选择不同的字段。像所有其他 Salesforce 错误信息一样，验证规则错误将以红色文本显示，并以Error一词开头。
验证规则适用于对象的所有新记录和更新记录。如果你的组织为创建验证规则的对象提供多个页面布局，你应该验证验证规则是否在每个布局中按预期工作。另外，如果你有任何影响该对象的数据集成，也应验证验证规则是否按预期操作。
注意
即使验证规则中引用的字段在页面布局中不可见，验证规则仍然适用，并将在规则条件满足时显示错误信息。
要开始使用验证规则，请导航到设置 | 自定义。对于标准对象，从菜单中转到相应的活动、标准对象或用户的链接，并点击验证规则。
对于自定义对象，导航到设置 | 创建 | 对象。然后转到自定义对象。
注意
验证规则列在验证规则列表中。
要开始添加新的验证规则，请点击验证规则部分中的新建按钮，如下图所示：
现在输入验证规则的属性，属性应包括以下部分详细说明的内容：
字段描述部分
添加一个规则名称，这是一个独特的标识符，最多可以包含 80 个字符，且不能包含空格或特殊字符（如扩展字符）。
启用复选框用于设置规则。
填写描述字段，这是一个可选的 255 字符（或更少）文本框，你可以用来描述验证规则的目的。
错误条件公式部分
在此输入的公式构成用于验证字段的表达式。
错误信息部分
错误信息字段是当记录更新未通过验证规则时显示给用户的文本。
错误位置用于确定错误将在页面上显示给用户的位置。可用的选项如下：
-
页面顶部
-
字段
页面顶部选项将错误信息设置为显示在页面顶部。要在字段旁边显示错误，请选择字段选项，然后选择适当的字段。
如果错误位置是某个字段，则该字段的详细信息页面也会列出验证规则。
你可以点击检查语法来检查公式是否有错误。最后，点击保存以完成，或点击保存并新建来创建额外的验证规则。
例如，以下公式文本显示了一个机会验证规则，以确保用户无法将过去的日期输入到关闭日期字段：
公式应为：CloseDate < TODAY()
注意
如果错误位置设置为后来被删除的字段，或为只读或在页面布局上不可见的字段，Salesforce 会自动将错误位置更改为页面顶部。
这个验证规则的示例错误信息是关闭日期必须是未来的日期，如下截图所示：
当前面的公式为真时，验证规则将被触发，并会显示与前面的示例一致的错误信息，如以下截图所示：
依赖下拉列表
依赖下拉列表通过应用筛选器帮助使数据更加准确和一致。
依赖字段与控制字段一起工作来筛选其值。控制字段中选择的值会影响依赖字段中的值。
在以下截图中，我们看到扬声器状态字段受扬声器事件状态字段的控制：
依赖和控制下拉列表
依赖和控制下拉列表是相互配合的，其中控制下拉列表中选择的值会动态改变依赖下拉列表中可用的值。
控制下拉列表和依赖下拉列表都在编辑页面上通过图标表示。通过将鼠标悬停在这些图标上，用户可以看到控制下拉列表或依赖下拉列表的名称。
要定义依赖下拉列表，请导航到适当对象的字段区域。
对于标准对象，请导航到设置 | 自定义。现在从自定义菜单中选择适当的对象，并点击字段。
对于自定义对象，请导航到设置 | 创建 | 对象。现在从列表中选择一个自定义对象。
对于自定义任务和事件字段，请导航到设置 | 自定义 | 活动 | 活动自定义字段。
现在点击字段依赖关系，位于自定义字段与关系部分，如以下截图所示：
现在点击新建以导航到新建字段依赖关系屏幕，然后选择控制字段和依赖字段，如以下截图所示：
点击继续以显示下一个屏幕，在该屏幕上你会看到字段依赖矩阵，可以指定当用户选择每个控制字段值时，依赖下拉列表中可用的值。
字段依赖矩阵让你指定当用户选择每个控制字段值时，哪些依赖下拉列表值将可用。矩阵的顶行显示控制字段的值，而列显示依赖字段的值。
使用此矩阵，你可以包含或排除值。当选择控制字段中的值时，包含的值将在依赖下拉列表中显示，而排除的字段将不可用。
在这里，你可以通过以下步骤来包含或排除值：
-
双击值以包含它们。被包含的值会被高亮显示（再次双击任何高亮显示的值将会排除它）。
-
若要处理多个值，你应该按住Shift键并点击每个值来选择所需的值范围，如下截图所示：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_05_009.jpg
选择值后，点击包含值使这些值可用，或者点击排除值将它们从可用值列表中移除。
你也可以按住Ctrl键并点击各个值来选择多个值。同样，点击包含值会使这些值可用，而点击排除值会将它们从可用值列表中移除。点击列标题可以选择该列中的所有值，如下所示：
若要更改视图中的值，你可以执行以下操作：
-
点击查看全部一次查看所有可用值
-
点击转到并选择一个控制值，以查看该列中的所有依赖值
-
点击上一页或下一页可以查看上一页或下一页中的列值
-
点击****查看每组 5 个以一次查看五列
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可选地，点击预览在点击保存前测试你的选择
控制下拉列表的限制和条件
创建和配置依赖字段与控制下拉列表字段时有各种限制和条件。
控制字段的限制和条件
创建和配置依赖字段与控制字段时有各种细微差别。对于控制字段，存在以下限制和条件：
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标准下拉列表字段可以作为控制字段
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检查表字段可以作为控制字段
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控制字段可以设置默认值
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多选下拉列表字段不能作为控制字段
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控制字段最多允许 300 个值
依赖字段的限制和条件
依赖字段存在以下限制：
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标准下拉列表字段不能作为依赖字段
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复选框不能作为依赖字段
-
依赖字段不能设置默认值
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多选下拉列表字段可以是依赖下拉列表
转换字段
当将现有字段转换为依赖选择列表或控制字段时，这可以在不影响记录中现有值的情况下完成。仅对于未来的更改，依赖规则才会应用于现有记录或新记录的更新。
页面布局
为了最佳实践和提高用户可见性，请确保依赖选择列表在页面布局中位于控制字段下方。
如果需要依赖选择列表并且基于控制字段值没有可用值，用户可以在不输入值的情况下保存记录。在这种情况下，记录将以该字段没有值的状态保存。
提示
确保将控制字段添加到包含其相关依赖选择列表的任何页面布局中。如果控制字段不在同一页面布局中，依赖选择列表将不会显示任何可用值。
记录类型
控制字段中的值由预选记录类型确定，而依赖选择列表中的值则由记录类型和所选控制字段值共同决定。
因此，依赖选择列表中可用的值是预先选择的记录类型与随后的控制字段选择的交集。
数据导入
数据导入工具不会考虑字段依赖关系，除非选择列表值启用了严格执行选择列表值选项。
因此，可以将任何值导入到依赖选择列表字段中，而不管导入的控制字段的值是什么。
注意
设置屏幕中严格执行选择列表值选项会防止字段允许不在选择列表选项中指定的值，即使该字段通过 API 进行更新。有关字段类型的更多详情，请参见第三章，配置对象和应用程序。
数据导入和导出工具概述
Salesforce 提供了数据工具，可用于将数据导入和导出到 Salesforce 及从 Salesforce 导出。还有多种第三方工具允许将数据导入到 Salesforce 并使用公开的 Salesforce API 提供数据集成。
第三方数据导入和导出工具不是 Salesforce 提供的，因此我们不会在本书中涵盖这些工具。然而，你可以通过 Salesforce 提供的 AppExchange 网站找到并获取有关这些工具的信息，AppExchange 允许组织选择额外的应用程序来扩展 Salesforce CRM。AppExchange 在第九章，扩展和增强 Salesforce CRM中有详细介绍，并可通过以下网址访问：appexchange.salesforce.com。
查看 Salesforce 提供的可用于导入和导出数据的工具，我们有以下特定选项：
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数据导入向导
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单个导入向导
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导入帐户/联系人
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导入潜在客户
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导入解决方案
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导入自定义对象
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数据加载器
注意
在写作时，Salesforce 已宣布将于 2017 年 2 月停用单个导入向导。Salesforce 建议用户改用数据导入向导，因为从 Spring '17 版本开始，单个导入向导将不再可用。
数据导入向导
数据导入向导会在完整的浏览器窗口中打开，并提供统一的界面，允许你导入多个标准 Salesforce 对象的数据，包括帐户、联系人、潜在客户、自定义对象和解决方案。
要访问数据导入向导，请导航到设置 | 数据管理 | 数据导入向导。然后点击启动向导按钮，如下图所示：
单个导入向导
Salesforce 单个导入向导会在一个小的弹出窗口中打开，并提供一个易于使用的多步骤向导，用于将新的帐户（个人帐户和企业帐户）、联系人、潜在客户、自定义对象或解决方案对象记录导入到 Salesforce 中。
注意
在写作时，Salesforce 已宣布将于 2017 年 2 月停用单个导入向导。Salesforce 建议用户改用数据导入向导，因为从 Spring '17 版本开始，单个导入向导将不再可用。
要访问单个导入向导，请点击所需对象的标签，然后在页面底部找到工具部分。举例来说，潜在客户导入向导的位置如下所示：
该向导还可以用于根据匹配标识符更新帐户（个人帐户和企业帐户）、联系人、潜在客户、自定义对象或解决方案。
注意
联系人和潜在客户可以通过匹配电子邮件地址进行更新，自定义对象或解决方案可以根据自定义对象名称、解决方案标题、Salesforce ID 或外部 ID 进行更新。
使用导入向导时需要使用逗号分隔值（CSV）文件格式，每次导入的记录限制为 50,000 条。
注意
帐户和联系人导入向导具有内置的去重功能。帐户可以通过帐户名称和帐户站点进行匹配。对于联系人，可以通过名字、姓氏或电子邮件地址进行去重匹配。
数据加载器
数据加载器是一个由 Salesforce 提供的客户端应用程序，提供批量导入和导出数据的功能。使用数据加载器，你可以为标准和自定义对象创建、编辑和删除 Salesforce 记录。数据加载器支持 Windows XP、Windows 7 和 Mac OS X。
数据加载器客户端应用程序必须先安装到您的本地计算机上。安装文件可以通过导航到设置 | 数据管理 | 数据加载器获取。
在数据加载器安装文件下载界面中，您可以选择适合您操作系统的安装下载链接，使用“下载适用于 Windows 的 数据加载器”或“下载适用于 Mac 的 数据加载器”，如下图所示：
数据加载器可以创建、编辑或删除 Salesforce CRM 中的标准和自定义对象记录。在导入数据时，数据加载器从（CSV）文件（或数据库连接）加载数据。在导出数据时，数据加载器将记录导出到 CSV 文件中。然后，CSV 文件可以进行编辑或用作数据导入到 Salesforce 的键数据模板。
注意
逗号通常用于分隔字段值；然而，由于在某些地区，逗号用于格式化货币或数值，因此逗号分隔符可能不适用于所有地区。在这种情况下，用户可以指定分隔符，例如制表符、冒号或其他字符分隔符。
数据加载器客户端应用程序提供以下功能：
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一个易于使用的交互式向导界面，提供源数据字段和目标数据字段之间的拖放字段映射
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支持导入和导出大型数据文件，最多可达五百万条记录
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支持所有 Salesforce 对象，包括标准对象和自定义对象
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后处理日志文件以 CSV 格式显示错误和成功结果，并提供内置 CSV 文件读取器
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仅适用于 Windows 操作系统，提供命令行界面以启用 Salesforce 数据的自动化导入和导出
注意
数据加载器不支持导出附件。相反，Salesforce 建议使用本章稍后描述的每周导出功能来导出附件。
数据加载器与导入向导的比较
使用数据加载器，您可以执行诸如插入、删除、更新、提取或更新插入等操作。您可以将数据移入或移出任何 Salesforce 对象。添加数据时的验证较少。
导入向导的功能较为有限，因为它们仅支持帐户、联系人、潜在客户、解决方案和自定义对象。然而，它们具有内置的去重逻辑。
一般指导建议，在以下情况下使用数据加载器：
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您需要加载 50,000 条或更多记录，最多支持五百万条记录
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您需要加载到尚不支持的对象，且该对象不支持基于网页的导入向导
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您希望安排定期的数据加载，例如夜间导入
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您希望保存映射以供以后使用
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您希望导出数据以备份
提示
将您的 IP 地址添加到受信任的 IP 范围列表中： 当您登录数据加载器时，必须按照第三章，配置对象和应用中的说明添加安全令牌。但是，通过将您的 IP 地址作为受信任 IP 范围列表中的一项，您可以仅使用 Salesforce 用户名和密码进行登录。
一般来说，当你使用基于网页的导入向导时，适用以下情况：
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您加载的记录少于 50,000 条
-
您需要导入的对象是帐户、联系人、潜在客户、解决方案或自定义对象。
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您希望通过根据帐户名称和站点、联系人电子邮件地址或潜在客户电子邮件地址上传记录来防止重复数据。
注意
如果您需要加载超过五百万条记录，Salesforce 建议您与 Salesforce 合作伙伴合作，无论是直接合作，还是访问 AppExchange（详见第九章，扩展和增强 Salesforce CRM），在这里您可以找到许多合适的产品。
批量数据更新的最佳实践
在 Salesforce CRM 中执行任何类型的批量数据更新或删除时，您应确保要更改的数据是正确的，同时也要考虑应用以下最佳实践。
备份数据
在执行批量更新之前，请备份您的数据，或者通过请求数据导出或导出自己的数据报告来删除数据。
测试批次
首先创建一个包含少量记录的测试文件，确保您的源数据已正确准备好。
提示
批量删除数据：
在批量删除时，考虑包括日期/时间戳和创建者别名标准，以确保您仅删除您的导入数据，而不会删除其他数据。
导出备份数据
您的组织可以注册接收数据的备份文件。在这里，您可以将组织的所有数据导出为一组 CSV 文件。
使用数据导出功能，您可以手动生成备份文件，每六天一次，或者按周或月的间隔自动生成备份文件。
注意
每周导出服务在企业版和无限版中可用。开发者版提供每月导出服务。当导出准备就绪时，您将收到一封带有链接的电子邮件；请转到提供的链接。
要安排每周或每月导出（根据您使用的 Salesforce CRM 版本的不同而有所不同），请转到设置 | 数据管理 | 数据导出。然后点击立即导出或安排导出按钮，如下图所示：
数据导出可以立即运行，也可以安排在未来某个时间运行，如以下小节所述。
立即导出
立即导出选项为您的文件准备即时导出。此选项仅在上次导出后已过去一周时可用，并显示以下截图中所示的选项：
计划导出
计划导出选项允许您安排每周或每月的导出过程，并显示以下截图中所示的选项：
注意
如果在安排数据导出后，组织中创建了新对象，您必须重新安排数据导出，以便将新创建的对象包括在内，如果您希望它们包含在导出数据中。
回收站
回收站可以通过点击主页标签中的侧边栏链接来访问，如下图所示：
回收站是已删除数据存储的位置。它可以访问 15 天，之后数据将永久删除并且无法恢复。
点击回收站，可以查看您和您组织删除的项目，如下图所示：
您可以使用清空回收站按钮，在 15 天到期前永久删除已删除的项目。
注意
回收站中的记录不计入您的组织存储限制。
为了计算回收站能够存储的记录数量，Salesforce 使用以下公式：25 乘以您存储中兆字节（MB）的数量。
例如，如果您的组织有 1 GB，即 1000 MB（这里使用 1000 MB 作为存储单位，而不是 1028 MB），那么您的限制是 25 乘以 1000 MB，等于 25,000 条记录。
当您的组织达到回收站限制时，Salesforce CRM 应用会自动删除最旧的记录（如果它们已在回收站中至少两小时）。
数据存储使用情况
Salesforce CRM 有两类存储，分别是用于存储记录（例如机会、帐户或自定义对象数据记录）的数据存储和用于存储文件附件（例如演示文稿、电子表格、图像、PDF 等）的文件存储。
Salesforce CRM（企业版）至少提供 1 GB 的数据存储和 11 GB 的文件存储。总共，这 12 GB 的存储量（1 GB 数据+11 GB 文件）是为 Salesforce CRM 组织分配的最小总存储。然而，随着更多活跃用户的增加，存储量会增加，因为每个用户的数据存储为 20 MB，文件存储为 2 GB。
举个例子，一个有 500 名活跃用户的组织，其数据存储量增加到 10 GB。这是通过 500（用户）乘以 20 MB 计算得出的，等于 10,000 MB 或 10 GB。文件存储量增加到 1,000 GB（500 用户乘以 2 GB）。
要查看你组织的已用数据空间和已用文件空间，请导航到设置 | 数据管理 | 存储使用情况。在这里，你可以查看数据和文件存储的限制及已使用的量，每种记录类型的使用量，以及当前的文件存储使用情况。你还可以查看数据和文件存储的顶级用户。若要查看某个列出的用户存储了什么，你可以点击该用户的名字。
测试你的知识问题
现在你将看到一些关于 Salesforce CRM 管理中数据管理关键功能的问题，这些内容已经在本章中介绍过。答案可以在本章末尾找到。
问题
我们提出了六个问题，以验证你对数据验证、依赖选择列表、数据导入和导出工具以及回收站存储的理解。
问题 1 - 数据验证规则
已创建一个验证规则，以确保用户不会将机会的关闭日期设置为过去的日期。如果用户尝试保存一个关闭日期为去年日期的机会记录，会发生什么？（请选择一个）：
a) 在记录保存后，验证规则中定义的错误消息会显示在记录上
b) 在记录保存后，验证规则中定义的错误消息会通过电子邮件发送给用户
c) 在记录上显示验证规则中定义的错误消息，且记录不会被保存
d) 在记录上显示验证规则中定义的错误消息，用户会看到一个确认屏幕，可以选择继续或取消保存记录
问题 2 - 依赖字段
以下哪些说法（如果有的话）关于依赖选择列表是正确的？（请选择所有适用项）：
a) 多选选择列表可以是依赖选择列表
b) 复选框可以是依赖字段
c) 标准选择列表字段可以是依赖字段
d) 自定义选择列表字段可以是依赖字段
问题 3 - 数据导入向导
以下哪种对象类型不能使用数据导入向导导入？（请选择一个）：
a) 帐户
b) 潜在客户
c) 机会
d) 解决方案
问题 4 - 数据导入向导功能
数据导入向导为将数据导入 Salesforce CRM 提供了哪些好处？（请选择两个）：
a) 能够导入所有标准和自定义对象的数据
b) 防止重复记录被导入
c) 能够导入超过 50,000 条记录
d) 防止工作流规则在记录加载到系统时触发
问题 5 - 数据加载器与导入向导的比较
以下哪种数据导入工具可以用于将 25,000 条案例记录导入 Salesforce？（请选择所有适用项）：
a) 数据导入向导
b) 数据加载器
c) 针对案例对象的单独导入向导
d) 以上都不是
问题 6 - 回收站
回收站会存储已删除的数据多少天？（请选择一个）：
a) 5
b) 10
c) 15
d) 30
答案
下面是关于数据验证、依赖下拉列表、数据导入导出工具以及回收站存储的六个问题的答案。
答案 1 - 数据验证规则
答案是a）数据验证规则允许你指定自己的业务特定标准，以防止用户在一个或多个字段中保存无效数据。在这种情况下，如果用户输入了无效的关闭日期（过去的日期），则会在记录中显示验证规则定义的错误消息，并且记录不会被保存。
答案 2 - 依赖字段
答案是**a）多选下拉列表可以是依赖下拉列表，和d）**自定义下拉列表字段可以是依赖字段。多选下拉列表可以是依赖下拉列表，但不能是控制字段。复选框字段可以是控制字段，但不能是依赖字段。标准下拉列表字段可以是控制字段，但不能是依赖字段。自定义下拉列表字段可以用作控制字段或依赖字段。
答案 3 - 数据导入向导
答案是**c）**在列表中，机会（Opportunity）是无法通过数据导入向导导入的对象类型。
答案 4 - 数据导入向导功能
答案是**b）防止重复记录被导入，和d）**防止工作流规则在记录加载到系统时触发。数据导入向导可以用于导入账户、联系人、潜在客户、解决方案和自定义对象记录；防止重复记录被导入；导入最多 50,000 条记录；选择是否在数据加载时允许工作流规则触发。
答案 5 - 数据加载器与导入向导对比
答案是**b）**数据加载器。数据导入向导和个人导入向导都不支持导入案例记录。
答案 6 - 回收站
答案是**c）**删除的数据存储在回收站中，可以在 15 天内访问，之后数据将被永久删除，无法恢复。
总结
在本章节中，我们描述了通过使用数据验证规则和依赖字段来提高数据质量的功能。
我们还看了 Salesforce CRM 中用于将数据导入和导出系统的选项和工具。我们简要概述了 Salesforce 中的数据存储功能，以及如何导出备份数据和回收站。
最后，我们提出了一些问题，以帮助澄清 Salesforce CRM 管理在数据管理方面的一些关键功能。
在下一章节中，我们将讨论数据分析，届时我们将看到如何在 Salesforce 中报告数据。
下一章节包括设置报告、仪表盘、自定义报告，以及如何使用报告构建器的讨论。
第六章：通过报告和仪表板生成数据分析
在上一章中，我们研究了 Salesforce CRM 中帮助管理数据质量和完整性的各种机制。上一章还概述了可以用于数据进出 Salesforce CRM 的导入和导出功能及工具。
本章将继续探讨数据的主题，但从报告的角度出发，我们将描述 Salesforce CRM 中的数据分析构建模块。
这些分析工具允许你和你的用户自定义和管理数据的报告与可视化展示。例如，销售团队可以生成显示销售管道的报告，营销团队可以报告活动的进展，而你可以创建显示 Salesforce 组织中活跃用户数量的报告。报告数据的功能描述得非常详细，包括如何创建、定制和导出专用报告数据的细节。报告也可用于提高数据质量。例如，你可以创建一个报告，列出所有缺少年度收入字段的账户。
我们还将详细讨论如何利用这些分析元素提供复杂的仪表板图表和图形。
Salesforce CRM 数据分析包括报告、仪表板和文件夹等基本机制：
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报告：报告是 Salesforce CRM 中数据分析的核心构建模块，结果集的记录以行和列的形式展示，以匹配指定的标准。报告结果可以进一步筛选和分组，也可以以图形摘要的形式展示。
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仪表板：仪表板是从报告中的数据生成的可视化组件。这些组件可以包括以下五种类型：图表、仪表、表格、指标和 Visualforce 页面。
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文件夹：文件夹用于存储报告和仪表板，可以设置为只读或读写。要配置哪些用户可以访问某个文件夹，你可以将其设置为所有用户可访问、对所有用户隐藏，或仅供特定用户访问。在限制访问给特定用户时，可以选择通过公共组、角色以及角色和下属来进行限制。
报告
在 Salesforce CRM 中，报告可以通过报告标签访问（如下图所示）。当你的组织首次通过 Salesforce 设置时，系统会自动提供各种预定义的报告。这些预定义的报告被称为标准报告，并存放在称为标准报告文件夹的预准备报告文件夹中。例如，标准报告提供有关账户和联系人、机会、预测、产品和销售管道的信息；提供关于组织线索的详细信息；关于可定制预测的预测报告信息等。
在本节关于报告的内容中，我们将概述可用的标准报告，并特别描述一些针对系统管理员的关键报告。
预定义的报告适用于现有的对象和字段。它们不适用于任何你创建的新对象的报告。对此，我们将讨论如何扩展现有报告，以及如何创建全新的报告类型，这些在 Salesforce CRM 中被称为自定义报告类型。
预定义的报告适用于现有的对象和字段。它们不适用于任何你创建的新对象的报告。对此，我们将讨论如何扩展现有报告，以及如何创建全新的报告类型，这些在 Salesforce CRM 中被称为自定义报告类型。
在从标准或自定义报告类型构建报告时，Salesforce 提供了一个功能齐全的拖放编辑器，用于简化报告的设置和布局。
我们将首先看看如何使用报告文件夹，报告文件夹有助于组织并控制用户对 Salesforce CRM 中报告的访问。当我们点击报告标签时，报告和仪表板主页展示了以下功能：
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这表示新建报告和新建仪表板按钮。
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这表示文件夹搜索框，允许用户搜索特定的报告和仪表板文件夹。
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这表示新建报告文件夹和创建新仪表板文件夹选项。
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这表示报告搜索框，允许用户搜索特定的报告和仪表板。
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这表示报告和仪表板文件夹窗格，使用不同的图标显示文件夹是报告还是仪表板。
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这表示主要报告和仪表板列表视图部分。它允许过滤最近的报告标签，显示适当的报告，并允许创建新的报告。
这些功能可以通过各自的编号来识别，如下截图所示：
报告和仪表板文件夹
报告和仪表板文件夹部分允许你和你的用户选择存储在该特定文件夹中的报告和仪表板。
在 Salesforce CRM 中，你不能将报告保存到标准报告文件夹。你可以将报告保存到我的个人自定义报告文件夹、未归档公共报告文件夹，或者你有适当读/写权限的任何自定义报告文件夹。
注意
标准报告不能被删除或移除，但文件夹和标准报告类型（在本章后续部分会进一步描述）可以被隐藏。
创建新的报告和仪表板文件夹
使用创建文件夹图标和相关选项允许你为自定义报告和仪表板创建新的报告和仪表板文件夹，如下截图所示：
创建新文件夹的选项并非对所有用户都可用。访问创建新文件夹选项所需的用户权限是管理公共报告。
提示
建议为帮助管理组织中的报告结构创建新文件夹。
你不能将标准报告和自定义报告混合在同一个文件夹中。
将喜爱的报告文件夹保持在视野中
报告和仪表盘文件夹面板可能包含许多报告和仪表盘文件夹，这意味着用户需要上下滚动列表以找到所需的文件夹。为了帮助用户将喜爱的文件夹保持在列表顶部，他们可以将报告和仪表盘文件夹固定在文件夹列表的顶部。可以通过点击文件夹名称右侧并选择固定到顶部选项来实现，如下截图所示：
与许多 IT 系统不同，在 Salesforce CRM 中创建报告非常简单；用户可以自行创建报告。由于用户创建报告非常容易，如果没有仔细的控制和组织化的报告创建方式，报告数量很容易迅速增加并变得难以管理。例如，你应该创建只有特定用户可以访问的报告文件夹。这些文件夹可以限制为特定部门或地理区域。例如，报告可以仅限于全球营销或北美销售团队。
要创建新的报告文件夹，点击新建报告文件夹选项，在此页面中展示了新建报告文件夹页面，如下截图所示：
在这里，你需要提供报告文件夹的名称，并决定公共文件夹访问权限是设置为只读还是读写。你还可以选择将报告从未归档的公共报告文件夹中移动。你必须指定用户的访问权限。你可以选择所有用户可访问、所有用户不可见，或某些用户可访问的选项。这些选项可在以下选项中进行选择：公共组、角色以及角色及下属。
注意
只有拥有管理公共报告权限的用户才能从报告文件夹中删除报告。即使该用户具有读/写权限并且是自己创建的报告，依然如此。
报告和仪表盘的增强共享功能
此设置允许用户与其他用户、角色或公共用户组共享报告和仪表盘。当该功能启用时，Salesforce 会将之前描述的公共报告文件夹访问级别转换为基于文件夹访问权限和用户权限的组合方式来确定对文件夹的访问。
注意
增强的访问级别将所有用户默认作为查看者（默认）访问共享给他们的报告和仪表盘文件夹。
要启用报告和仪表板的增强型共享功能，请导航到设置 | 报告和仪表板 | 自定义 | 文件夹共享。勾选启用报告和仪表板文件夹的访问级别共享复选框，然后点击保存。
用户然后可以通过点击文件夹窗格中文件夹右侧的按钮，选择共享选项来共享报告和仪表板文件夹，如以下截图所示：
当用户点击共享选项时，系统会展示一个新屏幕，允许他们为其他用户设置共享访问权限。选项有查看者、编辑者或管理员，如以下截图所示：
查看者访问
查看者访问设置允许用户查看、刷新和运行报告和仪表板。
编辑者访问
编辑者访问设置提供与查看者相同的访问权限，并附加编辑、移动、保存和删除报告和仪表板的能力。
管理员访问
管理员访问设置提供与编辑者相同的访问权限，并附加共享和重命名文件夹的能力。
创建报告
创建新报告的基本步骤如下：
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从报告选项卡点击新建报告…按钮。
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选择报告类型并点击创建按钮。
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自定义报告，输入报告名称，然后保存或运行。
提示
报告名称分两行：
可以将报告名称格式化为分两行显示，从而使报告名称更易于显示。这可以通过输入冒号（:）字符来实现。只需输入带有冒号字符的报告名称，例如：A01 北美：四月销售，报告名称将在查看报告时显示为两行。
注意：这是一个未文档化的功能，可能不被 Salesforce 支持。
选择适当的报告类型是创建报告中最重要的步骤之一。报告类型设置了可以在报告中显示哪些记录的规则。它们允许根据主对象与任何相关对象之间的关系，在报告中使用预定义的记录和字段集合。
提示
报告的最佳实践：
建立报告命名规范，例如：A01 NA 四月销售、B02 INT 四月销售等，这可以通过编码方案使得报告的引用更加容易（最大字符数限制为 40 个字符）。使用描述字段准确描述报告的用途（最大字符数限制为 255 个字符）。考虑将只用于仪表板的报告放在单独的报告文件夹中，例如命名为仪表板报告销售。定期进行春季清理，删除不需要的报告。你还可以创建临时报告，这些报告对所有用户隐藏，并在你确定是否需要这些报告时保存在那里。
在 Salesforce CRM 应用程序中，有标准报告类型，作为系统管理员，您可以设置自定义报告类型。
注
术语检查：
自定义报告类型与 Salesforce CRM 中的自定义报告不同。当用户在报告主页上使用新建报告按钮创建新报告时，这通常被称为自定义报告。自定义报告类型是仅系统管理员可以创建的报告模板。它提供一组自定义的关联对象和字段，用于生成预定义的报告模板，任何用户都可以基于这些模板创建自定义报告。
标准报告类型
Salesforce 提供了大量预定义的标准报告类型，并且通过报告标签可以访问标准报告文件夹，如下表所示：
| 标准报告类型 | 标准报告文件夹 | 描述 |
|---|---|---|
| 未归档公共报告 | 系统管理员创建的共享自定义报告，但未移入自定义报告文件夹 | |
| 我的个人自定义报告 | 用户通过点击“另存为”或在报告中点击保存的自定义报告 | |
| 账户与联系人 | 账户和联系人报告 | 账户和联系人信息 |
| 活动 | 活动报告 | 关于日历事件和任务的信息 |
| 行政报告 | 行政报告 | 关于您的 Salesforce 用户、文档和报告的信息 |
| 呼叫中心报告 | 呼叫中心报告 | 关于使用 Salesforce CRM 呼叫中心处理的电话的信息 |
| 活动 | 活动报告 | 关于营销活动的信息 |
| CRM 文件和内容报告 | 文件和内容报告 | 关于文件和 Salesforce CRM 内容的信息 |
| 预测 | 预测报告 | 关于可定制预测的预测报告详细信息 |
| 潜在客户 | 潜在客户报告 | 关于潜在客户的信息 |
| 机会 | 机会和预测报告 | 关于机会、预测、产品和销售管道的详细信息 |
| 价格书、产品和资产 | 价格书、产品和资产报告 | 关于产品、价格书和资产的信息 |
从创建新报告屏幕开始，在 Salesforce CRM 中创建标准报告时，首先需要选择一个合适的报告类型，如下图所示：
默认情况下，标准报告文件夹设置为只读，所有用户都可以访问。
行政报告
系统管理员最常用的标准报告之一是管理员报告，可以在行政报告文件夹中找到，用于分析您的 Salesforce 用户文档、报告和登录位置。例如，您可以运行关于活跃 Salesforce 用户的报告，查看哪些用户正在登录。以下是可用的行政报告：
| 报告 | 描述 |
|---|---|
| 所有活跃用户 | 列出组织中的活跃用户以及他们上次登录的时间 |
| 本周登录的用户 | 列出过去七天内登录 Salesforce 的所有用户 |
| 文档 | 列出每个文档文件夹中的文档 |
| 新登录位置 | 列出用户、IP 地址及登录日期 |
注意
创建自定义报告以列出你组织中的报告：
你可以创建一个自定义报告，列出你组织中的所有报告及每个报告的最后使用时间。选择管理报告，然后选择报告作为报告类型。
隐藏标准报告类型
Salesforce 提供了大量的标准报告类型，并在创建新报告页面中展示。一些报告类型可能在你的组织中没有任何价值，只是增加了无用的报告类型列表。你可以通过勾选“选择报告类型以隐藏”复选框来隐藏不需要的标准报告类型，这会在每个报告类型旁显示勾选或叉号标记。
报告类型旁边的绿色勾选标记表示该报告类型是可见的。点击勾选标记将其更改为叉号标记，表示该报告类型被隐藏，如下图所示：
注意
隐藏的报告类型在创建新报告页面的搜索框中不会显示，如果你隐藏了文件夹中的所有报告类型，那么该文件夹也会变为隐藏状态。
自定义报告类型
除了标准报告类型，你还可以创建自定义报告类型。自定义报告类型扩展了所有组织用户可以用来创建或更新自定义报告的报告类型。
创建自定义报告类型
自定义报告类型的设置步骤如下：
-
按名称、描述、主对象、开发状态和存储报告的类别定义自定义报告类型。
-
选择自定义报告类型的相关对象。
-
指定使用自定义报告类型创建报告时，报告可以显示的标准和自定义字段的布局。
-
从自定义报告类型模板创建报告，以验证所有对象和字段定义是否正确。
一旦创建了自定义报告类型，你可以根据需要随时更新或删除它。
注意
当自定义报告类型模板被删除时，基于该模板创建的任何报告也会被删除。此外，任何基于被删除的自定义报告类型模板所创建的报告中的仪表板组件在查看时将显示错误信息。
定义自定义报告类型
要访问自定义报告类型页面，导航到设置 | 创建 | 报告类型。然后点击新建自定义报告类型：
步骤 1 - 定义自定义报告类型模板
从主对象下拉列表中选择你希望用于构建自定义报告类型的主对象。
你选择的主对象决定了用户在从你的自定义报告类型创建或运行报告时可用的视图。例如，如果你选择帐户作为自定义报告类型的主对象，用户可以通过报告构建器的所有帐户或我的帐户下拉列表查看报告结果。
如果你选择机会，当用户基于该报告类型创建报告时，他们可以通过我的机会、我的团队机会或所有机会查看报告结果，如下图所示：
当自定义报告类型模板被保存时，所关联的主对象不能更改。因此，如果以后想要更改主对象，就必须定义一个新的自定义报告类型。
现在输入报告类型标签和报告类型名称字段，并为自定义报告类型输入描述。该描述将对创建报告的用户可见，并用于帮助解释自定义报告类型模板的用途。
注意
报告类型标签字段最多可以输入 50 个字符，描述字段最多可以输入 255 个字符。
选择存储自定义报告类型的类别。然后，选择开发状态。这里，你可以在首次创建自定义报告类型时选择开发中，以便在定义过程中将其隐藏。这将隐藏自定义报告类型模板，并防止用户从该报告类型创建和运行报告。当你完成定义并希望允许用户使用该自定义报告类型模板创建和运行报告时，选择已部署。
现在点击下一步，选择在从自定义报告类型运行时，报告可以显示的对象关系。
步骤 2 - 定义报告记录集
在自定义报告类型模板的初始定义之后，可以选择其对象关系。这些对象关系决定了报告中可显示的对象和字段。通过图示，它们帮助理解在自定义报告类型中形成的对象关系，当从自定义报告类型模板创建报告时，将显示数据字段：
在这个名为有或没有会话的事件的自定义报告类型示例中，我们有一个自定义主对象事件，它与会话和讲师有关系。
要将与另一个对象关联的对象添加到报告类型中，请点击矩形部分**(点击以关联另一个对象)**。然后，从下拉列表中选择该对象。
可供选择的对象基于主对象与其他对象的关系。
例如，我们的自定义对象Event被设置为Custom Report Type模板的主对象，因此只能选择与Events相关的标准和自定义对象，如Sessions。这也适用于添加到Custom Report Type模板中的附加对象。在我们的示例中，选择Events作为主对象，Sessions作为次级对象时，只有与Sessions相关联的对象才能作为第三个对象添加到Custom Report Type模板中，我们的自定义对象Speakers即是其中之一。
注意
尽管Custom Report Type模板最多可以设置四个对象级别，但某些对象组合可能无法达到这一限制。例如，如果你将联系人添加为主对象，机会添加为次级对象，活动添加为第三个对象，那么你不能再添加任何其他对象，因为活动没有任何子对象关系。
在图表中，你可以选择将第一个关系设置为主对象，并且可以选择**"A"记录可能有或可能没有相关的"B"记录或每个"A"记录必须至少有一个相关的"B"记录**。
以下段落描述了选择“可能有或可能没有”选项的影响。
所有后续对象会自动包含自定义报告类型上的“可能有或可能没有”关联。例如，如果帐户是主对象，机会是次级对象，并且你选择帐户可能有或可能没有机会，那么任何在CustomReportType模板中包含的第三层和第四层对象都会默认为“可能有或可能没有”的关联。
当对象 A 没有对象 B 时，空白字段将显示在对象 B 的报告结果中。例如，如果用户运行一个关于有或没有机会的帐户的报告，那么没有机会的帐户将显示空白的机会字段。
编辑布局
点击保存后，Custom Report Type定义和对象关系将设置为如下图所示：
现在可以编辑布局，以指定报告在从模板创建或运行时可以显示哪些标准字段和自定义字段。
点击预览布局可查看哪些字段将在基于此报告类型的报告的选择列页面中显示。
要开始配置布局，请从右侧框中选择字段并将其拖动到左侧的某个部分，如下图所示：
你可以通过从视图下拉列表中选择一个对象来查看特定对象的字段，并按需要将字段排列在各部分中，以便它们在用户端显示。
未拖动到部分上的字段在用户使用此报告类型创建报告时将不可见。
注意
每个Custom Report Type模板最多可以添加 1,000 个字段。
要重命名或设置哪些字段默认选中供用户使用，请选择一个或多个字段并点击编辑属性，如下图所示：
点击默认选中复选框，选择要默认选中的字段。更改要重命名的字段旁边的显示为字段中的文本。要重命名部分，请点击现有部分旁边的编辑，或者点击创建新部分来创建新部分。然后点击保存。
注意
在引用的对象上创建的任何新字段不会自动添加到自定义报告类型中。如果希望新字段在自定义报告类型中供用户选择，您必须编辑自定义报告类型并手动配置这些字段。
运行报告
报告标签呈现报告首页，用户可以在此搜索报告并为报告选择或创建文件夹：
文件夹列表（由文件夹图标表示）显示所有用户有权限访问的报告文件夹。在此部分中，您可以查看、编辑和管理您组织的所有公共报告文件夹。通过点击重新排序文件夹选项，您可以更改文件夹在子标签中显示的顺序。
右侧部分显示所选报告文件夹，并允许用户点击操作下拉菜单，该菜单出现在第一列。在此，选项包括编辑、删除和导出。
选择删除选项将会删除报告并将其移至回收站。在此，您将在执行删除操作之前收到警告提示。
在此之前，您需要检查报告是否不再需要，因为它将从所有用户中移除，但您可以在 15 天内从回收站恢复它（如果需要）。
注意
无法删除正在被仪表板使用的报告。要删除这些报告，您必须先删除调用的仪表板组件。
拥有适当权限的用户可以点击导出，将报告直接导出为 Excel 电子表格或 CSV 文件，具体内容将在下文中描述。
打印和导出报告
要打印报告，用户可以执行以下步骤：
-
点击打印视图按钮以打开（或保存）报告为打印视图，如下图所示：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_06_016-1.jpg
-
点击打印图标。
要导出报告，具有导出报告系统权限的用户（无论是在其个人资料中还是通过权限集）可以执行以下步骤：
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点击导出详情。
-
为语言设置适当的文件编码选项。默认选项为ISO-8859-1（通用美国与西欧，ISO-LATIN-1），如下图所示：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_06_017-1.jpg
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将导出文件格式字段设置为Excel或CSV。
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点击导出。
在浏览器的文件下载对话框中，用户可以选择将文件保存到本地磁盘或网络磁盘的指定位置。
注意
可以从报告中导出最多 256 列和 65,536 行的数据。
报告注意事项
在运行报告时，无论是在 Salesforce CRM 中还是在其他任何信息系统中，都需要考虑各种问题。处理的数据量通常有限制，或者对现有报告所做更改的类型也有一定的限制。接下来将描述如何控制 Salesforce 中返回的数据量，以及更改现有报告的影响。
运行大型报告
如果报告返回的记录超过 2,000 条，则只显示前 2,000 条记录。要查看报告结果的完整视图，请点击导出详情。
注意
报告如果超过十分钟才能完成，将会被 Salesforce 系统取消。
报告超时警告
报告超时警告分析从运行报告页面调用的报告。报告的标准超时时间是十分钟。如果报告被识别为非常复杂且可能会超时，将显示警告。
报告超时警告分析手动激活的报告，忽略通过仪表盘或定时报告运行的报告。
注意
你可以通过向 Salesforce 客服请求，将报告的超时周期从默认的十分钟延长。
如果你的组织已将限制延长到例如 20 分钟，报告超时警告出现的概率可能会降低。然而，请记住，复杂度较高的报告未来仍然可能会超时。
提示
Salesforce 建议你按照其在线帮助部分中的改善报告性能技巧来简化报告。
你可以通过导航到设置 | 自定义 | 报告与仪表盘 | 用户界面设置来禁用报告超时警告。取消勾选启用报告超时警告复选框，然后点击保存。
将报告导出到后台
将报告导出到后台使你可以在后台运行报告，这样你就可以在不等待报告结果显示的情况下继续在 Salesforce 中工作。将报告导出到后台在创建大型报告时非常有用，否则由于报告数据量大可能会导致超时。
当报告运行完成并准备好查看结果时，Salesforce 会发送一封电子邮件通知。该邮件包含一个链接，点击后可以查看报告信息。从此页面，你还可以下载 CSV 格式的报告结果。
注意
将报告导出到后台的功能只能通过向 Salesforce 客服发送请求来启用。
用户验证测试
出于安全考虑，可以设置用户验证，要求用户在从 Salesforce CRM 应用程序导出数据之前进行测试。此文本数据输入测试可以防止自动化程序试图访问 Salesforce 中的数据。此功能可通过 Salesforce 客户支持请求提供。
为通过测试，用户必须在文本框字段中输入显示的两个单词并提交。请注意，输入到文本框字段中的单词必须由空格分隔。
Salesforce 使用CAPTCHA技术，由reCAPTCHA提供，用于用户验证测试。
CAPTCHA 是完全自动化的公共图灵测试的缩写，用于区分计算机和人类。这是一个计算机数据输入验证，确保输入是由人类进行的。验证要求用户完成一个小测试，计算机首先创建该测试，并检查结果。因为只有人类才能解答这个测试，当正确答案返回时，计算机就会接受这是一个人类请求，而不是自动化的计算机程序。
批量删除报告
你可以单独删除报告，也可以使用批量删除报告页面来搜索并选择多个要删除的报告。这可以帮助清理报告标签中的报告列表，删除不再使用的多个报告。
要批量删除报告，请导航到设置 | 数据管理 | 批量删除记录，然后单击批量删除报告链接。指定所选报告必须匹配的标准，例如，报告名称包含活动，然后点击搜索。任何匹配的报告列表将显示出来。然后，你可以选择并点击删除，如下面的截图所示：
注意
你不能批量删除其他用户的个人报告、仪表板中的报告或分析快照。
报告生成器
Salesforce CRM 中的报告生成器是一个可视化编辑器，用于创建和修改报告。报告生成器界面采用拖放功能来配置报告，界面由以下三个部分组成，称为窗格：
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字段窗格
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筛选器窗格
-
预览窗格
以下截图显示了报告生成器页面，该页面以全屏窗口显示，以最大化显示字段、筛选器和预览窗格：
要退出报告生成器编辑页面，点击页面左上角的关闭按钮，此时你会被提示保存任何更改。
你也可以点击页面左上角的 Salesforce 徽标。然而，你不会被提示保存任何更改。我们现在将详细查看每个窗格，首先从字段窗格开始。
字段窗格
字段窗格显示在报表生成器页面的左侧，如名称所示，列出所选报表类型页面布局中设置的所有可访问字段。字段列表按照分区组织，这些分区设置在关联报表类型的页面布局中。在此，可以使用窗格顶部的快速查找搜索框轻松识别字段。还可以通过使用字段类型过滤器限制显示的字段数量。在此窗格中，可以将字段拖动到预览窗格中以将其添加到报表中。还可以为特定报表创建额外的计算字段。这些称为自定义摘要公式和桶。
过滤器窗格
若要限制运行报表时返回的数据结果行数，可以通过单击报表顶部的隐藏详情按钮来限制报表结果，或者可以添加自定义过滤器。要恢复返回的完整数据集，请单击显示详情按钮。
对于表格报表（仅限），您可以通过单击报表生成器中从添加按钮访问的过滤器窗格中的添加行限制来设置要显示的最大记录数。
过滤器窗格显示在报表生成器页面的右上部，用于配置视图、时间段以及任何自定义过滤器，以限制实际显示在报表中的数据。
在过滤器窗格中，单击添加框以添加报表筛选器，如下所示：
报表筛选器根据以下条件设置报表中的数据标准：
| 报表筛选器 | 描述 | 备注 |
|---|---|---|
| 字段筛选 | 字段筛选允许您设置字段、操作符和数值。 | 例如，账户名称等于 Acme。 |
| 筛选逻辑 | 筛选逻辑添加布尔条件以控制如何评估字段筛选。 | 例如，筛选器 1 和（筛选器 2 或筛选器 3）。在应用筛选逻辑之前，必须添加至少一个字段筛选器。 |
| 交叉筛选 | 交叉筛选允许您使用带有或不带子筛选器的相关对象上的字段链接。 | 例如，对于带有机会的账户的交叉筛选，您可以仅显示具有已关闭赢取机会的账户。 |
| 行限制 | 使用行限制，您可以设置要显示的最大行数；选择一个字段进行排序以及排序顺序。 | 仅适用于表格报表。具有有限行数的表格报表可用于仪表板。 |
预览窗格
预览窗格是可以自定义报告的地方。你和你的用户可以添加、重新排列或删除列、汇总字段、公式和字段分组。首次进入报告构建器时，预览窗格显示初步结果，提供一个起点，以便对报告结果进行后续的调整和优化。在预览窗格中，你还可以设置所需的报告格式，可以是表格、汇总或矩阵。
预览仅显示有限数量的结果记录。你需要实际运行报告才能查看所有结果。
你可以通过拖放报告列来更改它们显示的顺序。点击数据列标题，可以根据该列对报告进行排序。排序还可以通过点击列菜单，然后从下拉列表中选择升序排序或降序排序选项来执行。
当未选择显示详情时，排序功能将被禁用。
如果某个字段已添加到预览窗格，但不需要该字段，可以通过抓住其列标题并将其拖回字段窗格来将其删除。你也可以点击列菜单并选择移除列，或点击移除所有列以清除预览窗格中的所有字段。
当显示详情被禁用时，你只能添加汇总字段。
提示
设置日期范围选项为所有时间：
在首次创建涉及日期的报告时，日期范围可能最初未设置正确。因此，可能不会返回明显的结果。通过将日期范围设置为所有时间，你很可能会看到一些数据返回，这可以作为快速检查报告是否按预期工作的有效方法。
报告格式
Salesforce CRM 提供以下四种报告格式：表格、汇总、矩阵和联接。接下来将概述每种格式的功能和优点。
表格报告格式
表格报告是报告数据最简单、最快捷的方式。它们类似于电子表格，由按行列出的记录集和按列排序的字段组成。表格报告最适合创建记录列表或带有单一总计的列表，因为它们不能用于对数据进行分组。
注意
除非返回的行数被限制，否则表格报告不能在仪表板中使用。
汇总报告格式
汇总报告与表格报告类似，不同之处在于它们允许对数据行进行分组。它们可以用于显示基于某个字段值的子总和的报告。如果没有分组的汇总报告，实际上就是表格报告的显示形式。
注意
汇总报告可以作为仪表板组件的源报告。
矩阵报告格式
矩阵报告与汇总报告类似，但它还允许通过行和列对数据进行分组和汇总，并且可以用于比较相关的总计。
矩阵报告对于汇总大量数据非常有用，可以比较多个不同字段中的值，或按日期、产品、人员、地区等进行数据分析。
注意
矩阵报告可以作为仪表板组件的源报告。
联合报告格式
联合报告是可以存储和分组多个报告的报告，并允许你构建一个包含来自多个报告类型的数据的单一报告。
一个联合报告最多可以包含五个报告块，这些报告块可以来自标准报告或自定义报告类型，但只有在它们共享一个共同的对象关系时才能包含。例如，如果你有一个包含机会报告类型的联合报告，那么你可以添加联系人报告类型，因为机会和联系人对象都与账户对象有关系。
对于包含多种报告类型的联合报告，所有报告类型共享的字段称为公共字段。公共字段会出现在公共字段区域的字段窗格中，并可以用于将不同的报告块进行分组。
注意
如果联合报告包含一个报告图表，则可以将其作为仪表板组件的源报告，通过在仪表板组件中配置“使用源报告中的图表”设置来实现。以下功能在联合报告中不可用：桶字段、交叉筛选器、显示的行数筛选器和条件高亮。
分组
可以为汇总报告、矩阵报告和联合报告添加分组，以便将报告数据的各个部分进行分组。例如，你可能希望按照账户的员工数量对账户进行分组。
要添加汇总字段，请按照以下步骤操作：
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从字段窗格中拖动字段。
-
将字段拖动到预览窗格的分组区域。
-
等待加载对话框完成。
-
观察字段在分组区域显示的内容：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_06_021-1.jpg
这将生成一个报告，显示分组后的部分，如下图所示：
汇总报告最多可以有三个分组层级。
矩阵报告可以有两个行分组和两个列分组。你不能将相同的字段同时用于行和列的分组。
联合报告最多可以有三个分组层级。
汇总字段
汇总字段是对数字或货币字段进行的SUM、AVERAGE、MIN或MAX运算。汇总字段会在所有分组层级显示，包括使用汇总报告和矩阵报告格式创建的报告的总计层级。
要添加总结字段，请点击报告中字段的列下拉菜单（如下截图所示），然后选择总结此字段。你还可以通过选择按此字段分组来使用此方法添加分组，如下图所示：
点击总结此字段按钮可以为你提供以下选项：
这将生成如下所示的报告结果：
条件高亮显示
条件高亮显示是一种非常强大的方式，可以一目了然地显示报告中的值是否在可接受的范围内。通过设置条件高亮显示，你可以为报告中的不同值范围指定不同的颜色。该功能相对容易设置，并且提供了很好的视觉效果，然而，它在 Salesforce CRM 用户中似乎是一个未被充分利用的功能。
要启用条件高亮显示，报告必须至少包含一个总结字段或自定义总结公式，在撰写本文时，该功能仅适用于总结报告或矩阵报告。
要设置条件高亮显示，请点击显示，然后点击条件高亮显示，如报告构建页面的预览窗格所示：
你可以选择根据值是否低于低断点阈值、高于高断点阈值，或处于某个值范围内来设置颜色。下面的截图展示了如何设置这些阈值的示例：
以下表格旨在展示给定的设置，并帮助澄清这些阈值，并提到在上述设置下可以看到的颜色。
| 显示低于低断点值的数据颜色。 | 低颜色和中颜色值之间的阈值。 | 显示低于高断点值和高断点值之间数据的颜色。 | 中颜色和高颜色值之间的阈值。 | 显示高于高断点值的数据颜色。 |
|---|---|---|---|---|
| 在这个示例中：红色 | 在这个示例中，60,000 与低断点值完全相同的值显示为中间颜色。 | 在这个示例中：琥珀色 | 在这个示例中，95,000 与高断点值完全相同的值显示为高颜色。 | 在这个示例中：绿色 |
运行报告时，结果如下所示：
自定义总结公式
自定义总结公式允许你根据报告类型中可用的数字字段计算值。这意味着如果计算结果仅在报告中相关，你无需为其创建自定义公式字段。
公式必须少于 3,900 个字符。每个报告最多可以创建五个公式。自定义汇总公式可用的字段有数字、百分比和货币。要向汇总或矩阵报告中添加新公式，请导航至字段面板，顶部会显示公式文件夹图标。双击添加公式选项，您可以定义它，然后点击确定。在报告中定义新公式后，它会自动作为列添加到预览面板中，作为汇总报告的列以及矩阵报告的汇总字段。下图展示了名为机会平均预期收入的公式，它位于字段面板的左上方，并如何自动出现在预览面板的右侧（示例汇总报告中的列）：
定义公式字段，请按以下步骤操作：
-
在字段面板中点击添加公式：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_06_029-1.jpg
-
输入公式的列名。该列名将在报告中显示。
-
可选地，输入描述。
-
从格式下拉列表中选择数据类型。
-
从小数位数下拉列表中选择小数位数。
-
设置此公式显示的位置。
-
公式计算将在所选级别的报告中显示。
-
通过选择汇总字段下拉列表中的某个字段，然后选择汇总类型来构建公式：
汇总类型 描述 总和 字段或字段组中的数据总和 最大值 字段或字段组中的数据最大值 最小值 字段或字段组中的数据最小值 平均值 字段或字段组中的数据平均值 -
点击运算符以向公式中添加运算符。选择函数类别，选择要在公式中使用的函数，然后点击插入。
-
点击检查语法以检查公式是否包含错误，然后点击确定。
提示
构建新报告时隐藏详情：
在构建新报告时，您可能无法预料返回多少记录。这可能正是报告创建的原因。您也许在尝试不同的报告格式，查看哪些数据被返回。在这些情况下，您应该设置隐藏详情选项，以防止返回详细数据，只显示报告的骨架，这样可以看到将返回的行数。限制行数对于表格报告非常有用，您可以将其用作仪表板表格和图表组件的源报告。然而，如果您更改报告格式，行限制设置将自动被移除。
桶字段
桶字段允许你根据报告类型中可用的字段对值进行分类。这意味着如果值仅在报告中相关，你不需要为类别或分段创建自定义公式字段。例如，销售经理可以根据金额将机会按大小进行分桶或分组，支持经理可以根据开票天数对案件进行分年龄，销售代表可以将账户分为战略账户。
注释
可作为桶字段的字段包括数字、百分比、货币、选择列表和文本字段。
更改报告格式
有时需要更改现有报告的报告格式。更改报告格式的影响如下：
| 报告格式更改 | 更改的影响 |
|---|---|
| 从表格报告更改为汇总或矩阵报告 | “显示的行”筛选器不适用于汇总或矩阵报告，因此会被移除。 |
| 从汇总、矩阵或联接报告更改为表格报告 | 表格报告不适用分组，因此分组会被从报告中移除。用于分组的字段会被移除，并且不会转换为表格报告中的列。 |
| 从汇总报告更改为矩阵报告 | 汇总报告的第一个分组用作第一个矩阵行分组。第二个汇总分组用作第一个列分组。第三个汇总分组用作第二个行分组。注意：使用报告向导时，第三个汇总分组会被自动移除。 |
| 从矩阵报告更改为汇总报告 | 矩阵报告的第一个行分组变为第一个汇总分组。第二个行分组变为第三个汇总分组。第一个列分组变为第二个汇总分组。矩阵报告的第二个列分组被移除。注意：使用报告向导时，第二个行分组和第二个列分组都会被移除。 |
| 从表格、汇总或矩阵报告更改为联接报告 | 矩阵报告的第一个行分组变为第一个汇总分组。第二个行分组变为第三个汇总分组。第一个列分组变为第二个汇总分组。矩阵报告的第二个列分组被移除。注意：使用报告向导时，第二个行分组和第二个列分组都会被移除。 |
仪表板
仪表板是从关联报告中的数据生成的可视化信息快照，并以图形元素的形式呈现。这些图形元素被称为仪表板组件，可以分为五种类型。
图表
图表组件类型可用于以图形方式显示数据，可以选择以下多种图表类型：水平和垂直条形图、折线图、饼图、甜甜圈图、漏斗图和散点图。
仪表盘
仪表盘组件类型可用于显示一个值，该值作为自定义设置范围的一部分进行显示。在这里，可以设置的范围可以表示低、中和高值，报告中的值会相应地绘制。
度量
度量组件类型可用于显示单个值。
表格
表格组件类型可用于以列的形式显示一组报告数据。
Visualforce 页面
除了标准类型之外，Visualforce 页面组件类型可用于创建自定义组件类型，并以标准仪表板组件类型无法提供的方式展示信息。
仪表板最多可以包含 20 个组件，您可以通过将它们存储在具有适当权限的文件夹中来控制用户对仪表板的访问，文件夹可以是公开的、隐藏的，或仅限于特定的群组或角色。
仪表板还可以进一步配置为使用运行用户的概念运行，这意味着指定用户的安全设置决定了显示哪些数据。在这种情况下，所有仪表板查看者将根据设置为运行用户的用户的安全设置查看数据，而不考虑仪表板查看者自身的个人安全设置。
然而，更灵活和动态的方法允许您将运行用户设置为登录用户，这样每个用户都根据自己的数据访问级别查看仪表板。这被称为动态仪表板。
仪表板组件类型
在 Salesforce CRM 中，以下仪表板组件类型是可用的：
-
水平条形图
-
垂直条形图
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折线图
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饼图
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圆环图
-
漏斗图
-
散点图
-
仪表盘
-
度量
-
表格
访问这些仪表板组件类型的标志在以下截图中显示：
创建仪表板
在创建仪表板之前，您需要准备好包含您希望显示的数据的源报告。
注意
这些源报告必须存储在您的目标仪表板查看者可以访问的文件夹中，否则他们将无法查看信息。
要创建仪表板，点击 报告 标签。这时会显示常见的报告和仪表板主页，标题为 报告与仪表板。在此页面中，点击 新建仪表板 按钮，如下图所示：
动态仪表板
动态仪表板根据查看仪表板的用户的安全设置运行。每个用户根据自己的访问级别查看仪表板。此方法帮助您将一个通用的仪表板组件集共享给不同访问级别的用户。一个单一的动态仪表板可以展示您组织各个层级的标准度量指标。
注意
在撰写本文时，Salesforce CRM 的限制允许企业版组织最多有 5 个动态仪表板，无限版最多有 10 个。
设置动态仪表板
在设置动态仪表板之前，你应该创建文件夹，确保所有仪表板查看者都能访问，并将动态仪表板和相应的组件源报告存储在其中。
要创建动态仪表板，请按照以下步骤操作：
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从仪表板标签中，按照本章中仪表板部分讨论的步骤创建一个新的仪表板。
-
点击视图仪表板为字段选项右侧的下拉箭头按钮。
-
选择以登录用户身份运行选项。
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可选地，勾选允许授权用户更改运行用户复选框，以便具有权限的用户可以在仪表板视图页面上更改运行用户。
-
点击确定。
-
最后，点击主仪表板上的保存。
自定义仪表板
Salesforce 仪表板构建器是一个拖放界面，用于创建和修改仪表板。要自定义现有仪表板，显示它并点击编辑。仪表板构建器的主页面提供了设置仪表板属性的选项，也可以通过选择适当的运行用户选项来更改仪表板的显示方式。
点击仪表板属性可以设置标题、唯一名称和仪表板文件夹：
设置运行用户
要查看或设置仪表板的运行用户，选择页面右上角的以…身份查看仪表板选项：
你可以通过点击仪表板顶部的文本点击输入仪表板描述来添加描述。
注意
如果在没有保存的情况下关闭或离开仪表板构建器，所做的更改将会丢失。
列级别控制
在主仪表板编辑页面中，你可以添加特定的仪表板组件：
-
点击**+**以添加新列。仪表板最多可以有三列。
-
点击列上的x以删除该列。删除列之前，如果你希望仪表板组件保持可见，请将其移动到另一列。
注意
仪表板必须至少包含两列。
-
要设置列的宽度，你可以在列宽下拉列表中选择窄、中等或宽，如下截图所示：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_06_034-1.jpg
注意
如果组件是一个饼图或甜甜圈图，并且启用了显示值或显示百分比，并且图例位置设置为右侧，则仪表板列宽必须为宽，才能在仪表板上显示值和百分比。
组件级别控制
你可以通过将组件类型拖放到列上，然后再将数据源（即源报告）或Visualforce页面拖到组件上来添加组件。
您还可以先拖放数据源，再将组件类型拖放到其上。若要在创建后更改类型或来源，您可以将不同的组件拖放到现有组件上。每个组件必须有类型和数据源。
注意
每个文件夹最多可以显示 200 个数据源。但是，如果数据源超过 200 个，您可以使用快速查找选项或设置过滤器来减少显示的列表。
以下截图展示了使用数据源标签中的报告进行拖放的功能：
要从组件标签拖放一个折线图，您只需选择、按住并将图标拖动到源上，如下所示：
以下截图展示了我们拖放图标后显示的图表：
同样，使用拖放功能，您可以重新排列组件。首先，抓住组件的标题栏，然后将其拖动到仪表板的右侧。
如前所示的截图所示，您可以编辑或删除仪表板组件，并且还可以编辑头部、标题和页脚。
在这里，您还可以删除与仪表板组件相关的数据源。
注意
位于仪表板列上方和下方的仪表板指标组件将作为单一组件一起展示。
设置仪表板属性
要设置仪表板属性，请按照以下步骤操作：
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编辑仪表板并点击仪表板属性。
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输入仪表板的标题。
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选择一个文件夹来存储仪表板。
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在组件设置下，选择标题颜色和大小、文本颜色和背景渐变。如果您不希望有渐变，请选择相同的颜色作为起始颜色和结束颜色。
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点击保存。
删除仪表板
删除仪表板也会删除其中的组件，尽管组件使用的自定义报告不会被删除。删除的仪表板将被移动到回收站。
要删除一个仪表板，请按照以下步骤操作：
-
点击仪表板标签。
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点击前往仪表板列表。
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选择仪表板存储的文件夹。
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点击仪表板名称旁边的删除。
打印仪表板
可以使用网页浏览器的打印选项打印仪表板。将纸张方向设置为横向打印，以便足够宽容显示仪表板组件的所有三列。
注意
由于浏览器问题，某些仪表板可能无法按预期打印。您可以尝试调整仪表板列的大小，并删除浏览器强制添加的页眉和页脚。另外，将纸张方向设置为横向打印可以帮助确保打印输出足够宽，以容纳所有包含仪表板组件的三列。
测试知识的问答
现在呈现给您的是关于本章中涵盖的报告和仪表板的 Salesforce CRM 管理的关键特性的问题，答案可以在本章末尾找到。
问题
我们呈现了五个关于报告格式、报告分组、条件高亮、仪表板组件和动态仪表板的问题，以验证您对报告和仪表板的理解。
问题 1 - 报告格式
您被要求生成一份联系人列表，作为营销邮件列表使用。哪种报告类型最适合此目的？（请选择一个）：
a) 自定义
b) 联合
c) 矩阵
d) 表格
e) 摘要
问题 2 - 分组
您被要求生成按账户拥有的员工数量分组的账户报告。哪种报告类型最适合此目的？（请选择一个）：
a) 表格
b) 联合
c) 摘要
d) 矩阵
问题 3 - 条件高亮
哪些报告类型可以包含条件高亮？（请选择所有适用项）：
a) 表格
b) 摘要
c) 矩阵
d) 联合
问题 4 - 仪表板组件
可以在仪表板上提供的最大组件数是多少？（请选择一个）：
a) 9
b) 12
c) 20
d) 30
问题 5 - 动态仪表板
在设置动态仪表板时，会呈现哪些功能或体验？（请选择所有适用项）：
a) 动态仪表板使用指定运行用户的安全设置运行。
b) 如果查看用户不是活跃用户，动态仪表板将显示空白图表。
c) 动态仪表板使用查看仪表板的用户的安全设置运行。
d) 动态仪表板在基础数据发生变化时会自动刷新。
答案
以下是关于报告格式、报告分组、条件高亮、仪表板组件和动态仪表板的五个问题的答案。
答案 1 - 报告格式
答案是d）。使用表格报告格式生成的报告是最快最简单的报告数据的方式，最适合用于创建记录列表。
答案 2 - 分组
答案是c）摘要。虽然b）联合和d）矩阵也可以用于创建分组报告，但最合适（且最简单）的报告类型是摘要。选项a）表格不允许对报告数据字段进行分组。
答案 3 - 条件高亮
答案是b）摘要和c）矩阵。条件高亮用于包含至少一个摘要字段的报告，因此表格报告不能使用。虽然联合报告可以进行分组，但不能使用条件高亮。
答案 4 - 仪表板组件
答案是c）。可以在仪表板上提供的最大组件数为 20。
答案 5 - 动态仪表板
答案是c）动态仪表板使用查看仪表板的用户的安全设置运行。
摘要
在本章中，我们研究了数据分析，展示了如何在 Salesforce CRM 中报告和呈现数据。我们讨论了如何设置报告和仪表盘，以及如何使用报告生成器。
我们介绍了从标准和自定义报告类型中生成报告的使用方法，并探讨了共享、隐藏和批量删除报告的机制。
最后，我们提出了一些问题，以帮助澄清 Salesforce 报告和仪表盘的一些关键功能。
在接下来的章节中，我们将探讨自动化业务任务和活动的方法，以使其与业务规则保持一致。还将详细讲解可用的机制，以帮助管理业务流程，我们将重点讨论如何配置审批流程。
第七章：在 Salesforce CRM 中实施业务流程
在上一章中，我们讨论了数据分析，内容包括报告和仪表板。
本章将详细介绍如何通过使用 Salesforce CRM 应用中的工作流规则和审批流程功能，自动化并简化你组织的关键业务流程。
本章将重点介绍如何配置工作流规则和审批流程的动作，以自动化、提升质量并生成高价值的业务流程。
最后，你将看到一些关于本章所涵盖的 Salesforce CRM 工作流自动化领域中关键功能的相关问题。
以下主题将被涵盖：
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工作流规则
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审批流程
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工作流动作
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工作流队列
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审批向导
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Chatter 中的审批
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流程可视化器
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视觉化工作流
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流程设计器
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Lightning Process Builder 简介
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工作流自动化工具比较
工作流规则和审批流程
Salesforce CRM 应用中的工作流规则和审批流程功能允许你自动化并简化你组织的关键业务流程。
工作流规则可以用来捕捉关键的业务流程和事件，从而生成自动化的操作。它们允许你根据记录的字段或字段，配置多种类型的操作，当满足预定义条件时触发。实际上，当工作流规则的预定义条件满足时，工作流动作就会启动。你可以配置工作流动作，让它在记录满足工作流规则中指定的条件时立即执行，或者你可以设置时间依赖特性，在特定日期执行工作流动作。
审批流程是一系列结构化的步骤，用于促进数据记录的正式批准。它们可以从简单的单一步骤，到复杂的精密路由，提供自动化处理，供你的组织用来在 Salesforce CRM 中批准记录。审批流程不仅指定必须采取哪些步骤，还指定哪些人必须批准这些步骤。审批步骤可以针对流程中包含的所有记录，或者仅限于具有特定属性的记录。审批流程还指定在记录首次提交、批准、拒绝或撤回时应采取的操作。
工作流规则和审批流程带来诸如提高数据质量和一致性、增加数据完整性、提升效率和生产力、降低成本及减少风险等诸多好处。
工作流规则和审批流程允许你自动化以下类型的操作：电子邮件提醒、任务、字段更新和外发消息。
电子邮件提醒可以发送给一个或多个收件人。例如，电子邮件提醒操作可用于在另一个用户对某个账户进行更新时，自动向账户所有者发送电子邮件。
任务可以分配给用户或记录所有者。例如，任务操作可用于在系统中输入新线索时，自动将跟进任务分配给营销执行人员。
字段更新可用于修改记录中某个字段的值。例如，可以使用字段更新操作在机会达到某个销售阶段时自动更新名为下一步的字段。
外部消息可用于发送安全的可配置 API 消息（XML 格式）到指定的监听器。例如，外部消息可以用于自动调用一个新账户创建流程。例如，每当在 Salesforce CRM 应用中输入一个新账户时，通过触发一个外部 API 消息到外部财务系统。
Salesforce CRM 中的工作流规则可以结合使用，以帮助管理整个流程。例如，当通过网站输入一个线索时（稍后介绍 Web to Lead），可以使用工作流规则自动向该线索联系人发送回应电子邮件，并且发送给你组织中的某个人。在这种情况下，可以设置工作流规则，创建一个任务给销售人员，要求他们打电话给该线索联系人，并且发送一个提醒电子邮件，提醒在输入线索记录后指定天数内进行操作。
如果销售人员更改了线索状态，则可以自动更新一个日期字段，记录与该线索联系的日期。
到目前为止，我们已经看过了工作流规则和审批过程的相似性。然而，它们之间也有一些关键的区别。工作流规则由单一步骤和单一结果组成，而审批过程则由多个步骤组成，结果取决于记录是否被批准或拒绝。工作流规则会自动触发，且在触发时对用户不可见。而审批过程包含多个步骤，每个步骤都需要指定的审批人采取我批准或我拒绝的具体操作。
在实际操作中，创建工作流规则和审批过程的第一步是定义并规划整个流程，对于每个流程步骤，详细列出所需的对象、标准、用户和动作。
工作流和审批操作
工作流和审批操作包括电子邮件提醒、任务、字段更新和外部消息，这些操作可以通过工作流规则或审批过程触发：
-
电子邮件提醒：电子邮件提醒是一种可以通过工作流和审批操作生成的动作，使用电子邮件模板发送给指定的收件人，收件人可以是 Salesforce CRM 应用程序的用户，也可以是外部电子邮件收件人。
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字段更新：字段更新是一种可以通过工作流和审批操作激活的操作，指定要更新的字段及其新值。字段的更新操作取决于字段的数据类型，您可以选择应用特定值、清除字段或根据您指定的标准或衍生公式计算值。
-
任务：任务是由工作流规则或审批过程触发的工作流和审批操作，允许将任务分配给您可以指定的用户。您还需要指定任务的主题、状态、优先级和到期日期。任务会出现在用户的日历上，可以通过首页选项卡的我的任务部分或在用户日历的日视图部分的特定日期上访问。任务可以单独分配，但您也可以将它们与电子邮件提醒结合使用，以通知用户。
-
外发消息：Salesforce CRM 中的外发消息是一种可以通过工作流和审批激活的操作，将信息发送到 Web URL 端点，所有这些都可以指定。外发消息包含在指定字段中的数据，以 SOAP 消息的形式发送到端点。由于这需要开发接收 Web 服务，因此本书不涵盖此操作。
为工作流规则和审批过程配置电子邮件提醒
要配置电子邮件提醒，请按照路径 设置 | 创建 | 工作流 | 电子邮件提醒，然后点击新建电子邮件提醒按钮。
在电子邮件提醒编辑页面上，显示以下设置：
要设置电子邮件提醒的详细信息，请执行以下步骤：
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输入电子邮件提醒的描述。
-
输入电子邮件提醒的唯一名称。
注意
电子邮件提醒的唯一名称是必填项，并由 API 和托管包使用。输入前面的字段“描述”时，名称会自动填充。对允许的字符有一定限制，唯一名称必须以字母开头，并且只能使用字母数字字符和下划线。另外，唯一名称不能以下划线结尾，也不能有两个连续的下划线。
-
选择一个电子邮件模板。
注意
受保护组件复选框用于标记该提醒为受保护。这个选项可以忽略，因为它是开发人员在构建使用托管发布包功能的应用程序时使用的设置。如果您安装了托管包，则对非开发人员可以编辑的内容有限制。Salesforce 中的托管包在第九章中进行了讨论，扩展和增强 Salesforce CRM。
-
现在从可用选项中选择应接收此电子邮件提醒的人员：
| 收件人 | 描述 |
|---|---|
| 账户所有者 | 如果选择了账户所有者，则电子邮件提醒将发送给 Salesforce CRM 中设置为账户记录或与该记录相关联的账户所有者的用户。由于此选项要求存在账户关系，因此仅在账户、机会、联系人和作为账户对象子项的自定义对象上有效。 |
| 账户团队 | 从分配了特定账户团队角色的用户列表中选择。请注意，电子邮件提醒仅在规则与账户对象或其直接子对象相关联时才会发送。 |
| 案例团队 | 从分配了特定案例团队角色的用户列表中选择。 |
| 创建者 | 这是被列为记录创建者的用户，并且是设置在创建者字段中的用户。 |
| 客户门户用户 | 从与客户门户相关联的用户列表中选择。 |
| 电子邮件字段 | 选定对象上的电子邮件地址字段，例如联系人记录中的电子邮件字段或自定义电子邮件字段。 |
| 所有者 | 记录所有者。 |
| 合作伙伴用户 | 从与合作伙伴门户相关联的用户列表中选择。 |
| 门户角色 | 从分配了特定门户角色的用户列表中选择。 |
| 门户角色及下属 | 从分配了特定门户角色的用户列表中选择，此外还包括该角色下方所有角色的用户。 |
| 公开组 | 从特定公开组的用户列表中选择。 |
| 相关联系人 | 记录上关联的联系人。例如，你可能在机会对象上创建了一个自定义联系人，称为关键决策人。 |
| 相关线索或联系人所有者 | 这是一个与设置在与记录相关的线索或联系人记录上的所有者字段关联的用户查找。例如，对于机会，该字段可以设置为联系角色字段，链接到联系人。 |
| 相关用户 | 相关用户是与记录关联的用户查找字段。例如，此字段可能设置为最后修改者字段。 |
| 角色 | 从分配了特定角色的用户列表中选择。 |
| 角色及内部下属 | 从特定角色的用户列表中选择，此外还包括该角色下方所有角色的用户，但不包括合作伙伴门户和客户门户用户。 |
| 角色及下属 | 从特定角色的用户列表中选择，此外还包括该角色下方所有角色的用户。 |
| 用户 | 从 Salesforce CRM 中可用用户的列表中选择。 |
| 机会团队 | 一旦你设置了销售机会团队，该选项允许你从与机会团队相关联的用户列表中进行选择。 |
在可用收件人列表中选择应接收此电子邮件提醒的收件人，然后点击添加。
注意
如果在选择收件人后更改对象，已选择的收件人列表将自动清空。
可选择性地输入收件人和发件人电子邮件地址，然后点击保存。
在这里，你可以执行以下操作：
-
输入最多五个额外的收件人电子邮件地址（这些地址可能是或不是 Salesforce 中的用户）。
-
将发件人电子邮件地址设置为当前用户的电子邮件地址或默认工作流用户的电子邮件地址。
-
最后，若要开始使用电子邮件提醒，将其与工作流规则或审批流程关联起来。
提示
设置发件人电子邮件地址：
设置发件人电子邮件地址还允许你为组织使用一个标准的全局电子邮件地址，例如
Customer_Services@WidgetXYZ.com，而不是默认的发件人字段，即更新记录的用户的电子邮件地址。只有经过验证的组织范围电子邮件地址会出现在发件人电子邮件地址下拉列表中。
每个标准 Salesforce 许可证的工作流和审批流程每天限制发送 1,000 个电子邮件提醒。
你的整个组织每天有 200 万个电子邮件提醒的总限制，当达到每日限制时，Salesforce CRM 应用程序会向设置了默认工作流用户的地址发送警告电子邮件。如果没有设置默认工作流用户，则警告电子邮件会发送到系统管理员。
组织范围电子邮件地址
通过设置组织范围的电子邮件地址，你的用户可以共享一组公共电子邮件别名。在这里，你可以为每个用户配置文件定义一组组织范围的电子邮件地址。
当从 Salesforce 发送电子邮件时，具有这些配置文件的用户可以选择不同的发件人地址，而不是他们在用户记录中定义的电子邮件地址，任何电子邮件回复将返回到组织范围地址。
要设置组织范围电子邮件地址列表，请按照路径设置 | 电子邮件管理 | 组织范围地址进行操作。
在组织范围地址中，你可以设置显示名称、电子邮件地址以及允许使用该地址的配置文件，如下图所示：
当组织范围电子邮件地址被保存或更改时，Salesforce 将向电子邮件地址字段中指定的地址发送一封电子邮件，以验证该电子邮件地址是否有效，如下所示：
现在，经过验证的组织范围电子邮件地址将出现在配置电子邮件提醒时的发件人电子邮件地址下拉列表选项中，如下图所示：
配置工作流规则和审批流程的任务
要配置任务，请按照路径设置 | 创建 | 工作流 | 任务，然后点击新建任务按钮。
在步骤 1：选择对象页面中，从选择对象下拉列表中选择记录的对象类型，然后点击下一步。
注意
在为自定义对象创建任务时，只有已设置为具有活动的自定义对象才能在下拉列表中选择。
在步骤 2：配置任务页面中，提供了以下设置：
要设置任务的详细信息，请执行以下步骤：
-
必须为要设置所需分配给字段的个人或多个个人进行选择。在此，当你点击查找对话框以设置分配给时，选项允许选择用户、角色或记录所有者。
注意
如果工作流任务的受分配者是一个角色，并且该角色有多个用户，那么记录所有者将被分配任务。无论记录所有者的角色类型如何，都会这样做，这可能会引起一些混淆。因为任务不能分配给多个用户，因此最佳实践建议不要将任务分配给角色，尽管此选项是存在的。
-
输入任务的主题和唯一名称。
注意
任务的唯一名称是必需的，并且由 API 和任何托管包使用。当你从前一个字段（名为主题）移动时，名称会自动填充。唯一名称有字符限制，必须以字母开头，并且只能使用字母数字字符和下划线。此外，唯一名称不能以下划线结尾，也不能有两个连续的下划线。
-
选择一个到期日期、状态和优先级，其中到期日期显示为受分配者所在时区的时间。
-
设置通知受分配者复选框，以便在分配任务时发送电子邮件通知。
注意
受保护组件复选框用于标记警报为受保护状态。这是供开发人员为 AppExchange 市场（AppExchange 在第九章中介绍，扩展和增强 Salesforce CRM）构建托管包应用时使用的。
-
最后，为了使任务生效，将其与所需的工作流规则或审批流程关联起来。
-
可选地，输入任何评论，以便将描述信息包含在任务中，然后点击保存。
注意
当任务被分配时，它将包含一个创建者字段，其中包含保存触发规则并分配任务的记录的人的名称。
配置工作流规则和审批流程的字段更新
要配置字段更新，请按照路径设置 | 创建 | 工作流 | 字段更新，然后点击新建字段更新按钮。
在字段更新编辑页面中，执行以下操作：
-
输入字段更新的名称和唯一名称。
注意
字段更新的名称和唯一名称都是必需的。唯一名称由 API 和管理包使用。名称在你退出前面的名称字段时会自动填充。唯一名称的字符有规定，必须以字母开头，并且只能使用字母数字字符和下划线。此外，唯一名称不能以下划线结尾，也不能包含连续的两个下划线。
-
现在，选择性地输入字段更新的描述，然后选择要更新的字段所对应的对象类型，如下所示为机会对象：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_07_006.jpg
在选择对象和字段进行更新后，会出现一个名为指定新字段值的新部分，在这里你可以设置所需字段更新的逻辑。可用选项取决于你正在更新的字段类型，具体选项如下。
复选框
对于复选框，选择True以选中复选框，选择False以取消选中，如下图所示：
这对于在某个业务流程完成时，自动设置记录的状态标志非常有用。在前面的示例中，发布到网页？字段更新允许自动将复选框选项设置为True，以便记录可以发布。
记录所有者
对于记录所有者，选择记录应该分配给的用户，如下图所示：
这对于在某个业务流程完成时，自动更改记录所有者非常有用。例如，如果潜在客户符合某些条件，你可以自动将记录所有者从市场专员更改为客户经理。选择记录所有者字段更新的用户时，必须使用用户查找图标并选择一个特定的活跃用户。因此，不能根据任何给定的条件自动推导出新所有者。
提示
选择通知被分配人可以在字段更新触发时，自动向新记录所有者发送电子邮件。
下拉列表
对于下拉列表字段，你可以选择下拉列表中的特定值，或者选择当前值上方或下方的值，如下图所示。当前值上方的值和当前值下方的值选项是基于下拉列表字段定义中设置的排序顺序：
其他数据类型
对于所有其他数据类型，你可以设置如下的文本选项：
按照以下步骤完成字段更新配置：
-
选择 空值（null） 如果你希望移除现有值并将字段留空。
注
此选项不适用于必填字段、复选框和其他一些类型的字段。
-
选择 使用公式设置新值 以根据公式逻辑计算值。
-
现在点击 保存 完成字段更新的配置。
-
最后，为了使字段更新生效，将其与所需的工作流规则或审批流程关联。
配置工作流规则和审批流程的外发消息通知
在 Salesforce CRM 中，外发消息是一种操作——可以通过工作流和审批激活——它将信息发送到你指定的 Web-URL 端点。
外发消息包含使用指定字段的数据，通过 SOAP 消息的方式发送到端点 URL。当端点接收消息数据后，它会从消息中提取信息并进行处理。
注
简单对象访问协议（SOAP）是一种行业标准协议，定义了以 XML 格式编码的数据传递的统一方式。可扩展标记语言（XML）是一种行业标准标记语言，支持结构化数据的共享和传输。
由于这需要开发接收的 Web 服务端点，因此设置此操作超出了本书的范围。
配置工作流规则
你可以通过创建工作流规则来配置你组织的工作流。每个工作流规则包括以下内容：
-
使 Salesforce CRM 应用程序触发工作流规则的条件
-
当记录匹配条件时立即执行的操作
-
当记录匹配条件时，Salesforce CRM 应用程序处理的时间依赖操作，并根据指定的时间触发器执行
下表概述了配置 Salesforce CRM 中工作流规则的关键方面：
| 规则 | 操作 | 用户 | ||
|---|---|---|---|---|
| 对象 | 条件 | 电子邮件提醒 | 即时 | 人员 |
| 时间依赖 | ||||
| 任务 | 即时 | |||
| 时间依赖 | ||||
| 字段更新 | 即时 | 系统 | ||
| 时间依赖 | ||||
| 外发消息 | 即时 | |||
| 时间依赖 | ||||
| 示例工作流规则 | ||||
| 商机 | 每当商机记录被更新时 | 电子邮件提醒 | 即时 | 账户所有者 |
提示
在工作流规则之前创建工作流操作。先创建操作及任何相关的电子邮件模板，然后再开始配置工作流规则。
以下概述了创建工作流规则所需的步骤：
-
创建工作流规则并选择对象。
-
配置工作流规则的设置和条件。
-
指定工作流操作。
-
激活工作流规则。
要创建工作流规则，请按照路径 设置 | 创建 | 工作流和审批 | 工作流规则。
工作流规则详细页面显示当前工作流规则的列表，以及各种属性，例如关联的对象和规则是否处于活动状态。在此页面上，您可以创建视图，以帮助筛选和管理规则列表，以应对规则数量的增加。以下屏幕显示了我们组织中所有工作流规则的列表，使用了所有工作流规则视图：
从工作流规则列表页面，您可以点击新建规则按钮，然后选择您希望应用新工作流规则的对象（可以是自定义对象或标准对象）。在如下所示的步骤 1：选择对象界面中，已选择标准对象机会：
现在，点击下一步，进入并显示步骤 2：配置工作流规则页面，以便指定规则设置和标准，如下图所示：
配置规则设置和标准
在编辑规则部分，您必须输入规则名称，并且可以选择性地为规则输入描述。
评估标准
在评估标准部分，选择合适的标准，使 Salesforce CRM 应用程序触发工作流规则。
可以从以下三个选项中选择标准：
-
创建：选择此选项以忽略对现有记录的任何后续更新，因为该规则只会在记录插入时触发一次。
-
创建，并且每次编辑：选择此选项以包含新记录插入和更新现有记录。这些操作会导致规则的重复触发，只要记录满足标准。
注意
如果选择了“创建，并且每次编辑”选项，则无法向规则中添加时间依赖性操作。
-
创建，并且每次编辑以符合标准：选择此选项以包含新记录和更新现有记录。
注意
如果记录更新不影响指定的规则标准，则该规则不会被重新触发。
例如，如果将机会记录的概率更新为 90%，导致规则运行，那么选择此选项后，只有当概率发生变化然后再次变回 90%时，规则才会再次触发，无论记录本身更新多少次。
规则标准
在规则标准部分，有两种方式来制定触发工作流规则的逻辑。它们如下：
-
如果满足以下标准，请运行此规则
-
如果以下公式计算为真，则运行此规则
如果满足以下标准，请运行此规则
默认情况下显示此选项，允许您选择记录必须满足的过滤标准以触发规则。
作为示例，已将过滤器设置为以下选项之一：
-
机会：关闭日期等于接下来的 7 天并且
-
机会：关闭不等于 True
这些条件将允许我们构建一个工作流规则，通知销售人员他们有一个将在一周内到期的开放机会：
点击添加筛选逻辑链接，您将看到更多选项，用于添加行和高级筛选条件，如下图所示：
添加行链接允许您添加更多条件选项，最多可添加 25 条。
筛选逻辑部分允许您使用布尔表达式来设置条件。这些表达式被称为高级筛选器。
例如，(1 AND 2) 会产生一个需要前两个筛选条件都有效的表达式。
如果以下公式为真，则运行此规则选项
此选项允许您输入一个返回True或False值的公式。如果公式返回True，Salesforce CRM 应用程序将触发该规则。
工作流公式可用于捕获复杂的逻辑，如以下使用案例示例所示。
每当机会被标记为已丢失，且销售阶段之前为谈判/审查，并且金额大于 $50,000 时，发送电子邮件或任务给销售管理部门进行跟进：
注意
某些功能在工作流规则公式中不可用；您无法创建自定义对象引用父对象字段的公式。
除了在规则条件部分右侧显示的功能外，您还可以在工作流规则公式中使用与直接相关对象的合并字段。公式为真规则在需要触发某些操作时非常有用，尤其是在某个特定字段的值发生变化时。对于所有允许您引用跨多个关系的相关对象字段的公式合并字段，字段名称由关系名称作为前缀。对于标准关系，关系名称是主对象。例如，您可以使用Account.Name引用机会中的帐户名称合并字段。
点击检查语法按钮，验证公式是否没有错误，然后继续下一步操作。
现在点击保存并继续，进入步骤 3：指定工作流操作页面，您可以在此配置工作流操作。
指定工作流操作
指定工作流操作页面允许您向工作流规则中添加即时和时间依赖的操作，如下图所示：
即时工作流操作
即时操作在满足评估标准时会立即触发。如前面的示例所示，如果一个商机在创建或编辑后仍然处于开放状态，且离指定的关闭日期还有七天，Salesforce CRM 应用程序可以立即向销售人员发送电子邮件。
时间依赖的工作流操作
时间依赖操作指定了 Salesforce CRM 执行工作流操作的时间。如前面的示例所示，如果一个商机在创建或编辑后仍然处于开放状态，且离指定的关闭日期还有七天，Salesforce CRM 应用程序可以在三天后自动向销售人员发送电子邮件提醒。
提示
时间依赖操作和时间触发器是复杂的功能，包含多个考量因素。具有时间依赖操作的工作流规则应指定一个默认的工作流用户，以确保它们能在未来的操作中触发。这是为了防止激活工作流的用户离开组织后被设为非活动用户的情况。
添加即时工作流操作
要添加即时工作流操作，请在 即时工作流操作 部分点击 添加工作流操作 下拉选择，并选择 新建任务、新建电子邮件提醒、新建字段更新、新建外部消息 或 选择现有操作 来选择一个现有操作与规则关联：
-
新建任务 用于创建一个与规则关联的任务
-
新建电子邮件 用于创建一个与规则关联的电子邮件提醒
-
新建字段更新 用于定义一个与规则关联的字段更新
-
新建外部消息 用于定义一个与规则关联的外部消息
-
现有操作 用于选择一个与规则关联的现有操作
添加时间依赖的工作流操作
要添加时间依赖的工作流操作，请在 时间依赖工作流操作 部分点击 添加时间触发器。然后，指定与记录相关的日期前后多少天或小时，例如记录的创建或修改日期，甚至是商机的关闭日期，如下图所示：
在以下工作流规则场景下，添加时间触发器 按钮不会显示，且创建时间触发器的选项不可用：
-
工作流规则标准已配置为使用选项触发：创建时，且每次编辑后重新满足标准
-
工作流规则已处于激活状态（在这里，您必须暂时停用它才能应用该操作）
-
工作流规则未激活，但在工作流队列中仍有待处理的操作
现在，可以配置附加的、即时的或时间依赖的操作。最后，点击屏幕右上角的 完成 按钮。
激活工作流规则
Salesforce CRM 应用程序不会触发工作流规则，直到您手动激活它。
要激活工作流规则，请点击工作流规则详情页面上的激活。点击停用可以停止规则触发（或者如果你想编辑与规则相关的时间依赖操作和时间触发器）：
工作流规则注意事项
配置工作流规则时，请考虑以下事项：
-
你可以随时停用工作流规则。然而，如果你停用了一个有待处理操作的规则，只要触发该规则的记录没有被更新，Salesforce.com 会完成这些操作。
-
你不能将时间依赖的工作流操作添加到活动的工作流规则中。你必须先停用工作流规则，添加时间依赖的工作流操作，然后再重新激活规则。
-
如果自定义对象被删除，基于自定义对象的工作流规则会自动删除。
-
你不能为活动记录创建工作流规则的电子邮件警报。
-
创建新记录或更新现有记录可以触发多个规则。
-
时间依赖的字段更新可以重新触发工作流规则的重新评估。
-
执行操作的顺序无法保证。字段更新操作最先执行，随后执行其他操作。
注意
对于自定义对象和一些标准对象，你可以创建工作流操作，其中细节记录的变化会更新相关主记录上的字段。
例如，在一个自定义出版应用中，你可能会创建一个工作流规则，当章节（细节对象）被编辑器审阅时，自动将书籍（主对象）的状态设置为处理中 - 作者。
跨对象字段更新适用于自定义到自定义的主从关系、自定义到标准的主从关系，以及一些标准到标准的主从关系。它们的显示方式如下：
注意
如果你需要对标准对象进行跨对象操作，比如在商机产品记录的某个字段变化时更新商机上的字段，或者进行更复杂的更新操作，如自动创建或删除记录等，你需要使用流程构建器、可视化工作流或开发Apex 触发器，而不是工作流规则。
监控工作流队列
你可以使用基于时间的工作流队列来监控任何具有时间依赖操作的待处理工作流规则。在这里，你可以查看待处理的操作，并在必要时取消它们。
要访问基于时间的工作流队列，请按照路径设置 | 监控 | 基于时间的工作流，会展示以下页面：
点击搜索以查看任何激活的基于时间的工作流规则的所有待处理操作，或者设置过滤条件并点击搜索以仅查看符合条件的待处理操作。选中您希望取消的任何列出的工作流规则，然后点击删除以终止选定的排队工作流规则。
总结来说，工作流规则允许在记录（或其父级）上的字段满足特定条件时触发一个或多个操作。工作流规则比验证规则稍微复杂一些，需要对 Salesforce.com 有一定的熟悉度才能正确执行。不过，它们可以提供强大的业务自动化，并且无需任何自定义代码或开发人员的工作即可实施。
审批流程
Salesforce CRM 中的审批流程是一个自动化机制，您可以设置它来处理组织内记录的审批。
与审批流程相关的工作包括创建一套结构化的步骤，以便批准必须批准的特定记录，并指定在每个步骤中必须由哪些用户进行审批。在这里，每个步骤可以应用于流程中的所有记录或具有特定字段值的指定记录。构建审批流程时，还需要设置在记录首次提交、批准、拒绝或被撤回审批后所需采取的行动。
审批流程与工作流规则相似，因为它们可以触发相同的关键操作；然而，工作流规则和审批流程之间有显著差异，例如：
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工作流规则在记录保存时激活，而审批流程则是通过明确点击提交审批按钮手动触发的。
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工作流规则由单一的步骤和单一的操作组成。审批流程由多个步骤组成，根据记录是否被批准或拒绝，采取不同的操作。
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工作流可以被修改或删除。在审批中，某些属性无法修改，并且必须先停用审批流程，才能删除未完成的审批。
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审批过程会自动跟踪审批历史，而这不适用于工作流规则。
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当启动审批时，记录会被锁定，除非是审批者或系统管理员，否则其他人无法更改，直到记录完成审批过程。
审批流程需要对您的业务规则和流程有很好的理解，以确保成功实施。
因此，它们必须正确实施，以确保记录仅在必要时被锁定，避免阻碍 Salesforce 用户更新记录。
然而，审批流程可以成为控制必须完成的内部流程的强大机制，作为业务流程的一部分。
批准流程示例用途包括在将报价或合同发送给客户或潜在交易的某些交易之前，获得管理签字，或在设置 Salesforce CRM 应用程序中的用户之前获得授权。在此示例中，销售管理团队和其他部门（如财务部门）可以在获取用户许可证和创建用户记录之前批准用户激活请求。
与工作流操作类似，批准操作包括电子邮件提醒、任务、字段更新和由批准流程触发的出站消息。
以下概述了配置批准流程所需的工作项：
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提供流程名称
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指定记录的进入条件
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指定谁将批准
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指定电子邮件模板
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确定批准页面上要显示的字段
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指定谁将发送批准邮件
批准流程检查清单
仔细规划 Salesforce CRM 批准流程非常有帮助，可以确保成功和顺利的实施。以下检查清单列出了在开始配置批准流程之前所需的信息和先决条件：
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确定流程的步骤和级别。通常建议使用诸如 Microsoft Visio 等制图工具绘制流程图。
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决定用户是否可以通过电子邮件批准请求，并相应地设置此功能。
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创建批准请求电子邮件模板。
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确定批准请求的发件人。
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确定分配的审批者。
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如有必要，确定委托审批者。
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决定您的批准流程是否需要过滤器。
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设计初始提交操作。
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确定用户是否可以编辑等待批准的记录。
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确定记录是否应自动批准或拒绝。
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确定批准请求被批准或拒绝时的操作。
提示
Salesforce 建议您向用户介绍每个批准流程及其进入条件。这是因为用户无法看到在按下提交审批按钮时触发了哪些批准流程。此外，如果用户不是批准流程的允许提交者，或记录不符合进入条件，Salesforce 将显示错误。
Chatter 中的批准
如果您的组织同时启用了批准和 Chatter，您可以激活 Chatter 中的批准，使用户可以在其 Chatter 提要中接收批准请求。要启用Chatter 中的批准，请转到设置 | 自定义 | Chatter | Chatter 设置。单击编辑按钮，并勾选允许批准复选框，如下截图所示：
批准请求将显示为 Chatter 帖子，您可以通过创建独特的帖子模板并将其与批准流程关联来自定义它。
Chatter 中的批准检查清单
为确保你的用户能够将审批请求作为 Chatter 帖子看到并且一切正常工作，建议在准备激活Chatter 中的审批时按照以下检查表操作：
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按照本章配置审批流程部分所述创建审批流程。
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为你的审批流程所基于的对象启用Chatter Feed跟踪（这在第八章，介绍 Sales Cloud、Service Cloud 和 Salesforce CRM 的协作功能中有描述）。
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为你的审批流程所基于的对象创建一个审批发布模板。如果你想将此模板设置为该对象上所有审批流程的默认模板，请确保在配置发布模板时选中默认复选框，如本章配置审批流程部分所述。
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激活在 Chatter 中启用审批设置。
注意
在最后一步激活“启用 Chatter 中的审批”设置，确保所有审批流程已正确配置以使用此功能，并且一旦激活，所有现有的活动审批流程将开始生成 Chatter 审批帖子。
配置审批流程
要创建审批流程，请按照以下步骤操作：
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启动审批流程向导。
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指定名称、唯一名称和描述。
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指定进入流程的标准。
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指定审批人字段和记录可编辑性。
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选择电子邮件通知模板。
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配置审批请求页面布局。
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指定初始提交者。
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激活审批流程。
选择审批流程向导
当你点击创建新审批流程按钮以开始创建审批流程时，系统将呈现以下两种构建流程的选项：使用 Jump Start 向导或使用标准设置向导。以下部分概述了这两种机制的区别。
Jump Start 向导
Jump Start 向导提供了一种快速创建具有单个步骤的简单审批流程的方法。为了简化设置，使用此选项时，Salesforce CRM 应用会自动为你确定一些默认选项。
标准设置向导
标准设置向导使得创建复杂的审批流程成为可能，适用于需要多个处理步骤的场景。此选项提供了定义流程的机制，并通过设置向导定义该流程中的每个步骤。
要创建审批流程，请按照路径设置 | 创建 | 工作流与审批 | 审批流程。
选择新的审批流程对象，点击它，然后选择使用标准设置向导，如下面的截图所示，我们已选择了机会：
要设置审批流程的详细信息，请执行以下操作：
在步骤 1。输入名称和描述页面（这是第 1 步，共 6 步）：输入流程名称、唯一名称，并可选地输入描述，然后点击下一步。
要指定进入标准，这是在步骤 2：指定进入标准页面上的可选步骤，用于确定哪些记录进入审批流程，您可以选择公式逻辑，或者选择某些字段、操作符和值，以在满足所需条件时进行指定。以下截图显示了这是第 2 步中的内容，共 6 步：
在步骤 2：指定进入标准中，输入要包括在此审批流程中的记录的筛选条件，或者将所有筛选条件留空，以便将所有记录提交到审批流程中。
提示
限制特定用户的审批流程：
如果此审批流程仅涉及特定用户，您可以在此指定。例如，如果只有销售团队提交机会审核，请输入以下筛选条件：当前用户：部门等于销售。如上图所示，在第四个输入条件行中，字段为当前用户：部门，操作符为等于，值为销售。
点击下一步以设置指定审批人字段和记录可编辑性选项。
在此步骤（第 3 步，共 6 步）中，您将指定 Salesforce CRM 中的审批步骤的用户。在这里，用户字段可以用于自动路由审批请求。此字段可以是个人用户记录中的经理字段，或者您可以在用户对象上创建一个自定义的层级（用户对用户）字段。
在步骤 3：指定审批人字段和记录可编辑性属性中，使用下一步自动审批人由选择列表，如果您希望 Salesforce CRM 应用程序根据用户字段中的值自动分配审批请求，请选择一个用户字段。例如，您可能希望将审批请求自动发送给用户的经理，正如在以下截图中所示，经理字段中指定了该用户的经理：
若要允许用户手动选择另一个用户来审批任何审批请求，请将下一步自动审批人由字段留空：
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通过勾选使用记录所有者的审批人字段，您可以将审批流程设置为使用记录所有者的标准经理字段或自定义字段，而不是提交用户的记录。
注意
如果您勾选了使用记录所有者的审批人字段（即使用记录所有者的经理，而不是提交用户的经理），此设置将应用于所有后续步骤。
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选择适当的记录可编辑性属性，然后点击下一步。
注意
当记录处于审批流程中时，它始终是锁定的，只有您作为系统管理员可以编辑它。然而，您可以指定当前分配的审批人也可以编辑该记录。
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当审批流程将审批请求分配给用户时，Salesforce.com 会自动向该用户发送一封审批请求电子邮件。该电子邮件包含一个网页链接，用户可以点击该链接进入 Salesforce CRM 应用程序中的审批页面，用户可以在该页面上批准或拒绝请求，并且还可以输入评论。
提示
通过启用电子邮件审批响应，用户可以通过在电子邮件正文的第一行输入 approve、approved、yes、reject、rejected 或 no 来替代性地回复电子邮件，然后在第二行添加评论。此选项使得审批或拒绝审批请求变得更加简单，尤其对于使用移动设备访问审批请求的用户特别有用。
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在步骤 4. 选择通知模板中，您可以选择一个自定义电子邮件模板，用于在审批请求分配给审批人时通知审批人，如下图所示的审批请求模板。或者，如果将此字段留空，则使用一个简单的默认电子邮件模板。此外，如果启用了Chatter 中的审批，您还可以选择一个审批发布模板，如下面的截图所示：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_07_026.jpg
电子邮件审批响应
通过启用电子邮件审批响应，用户可以通过在电子邮件正文的第一行输入 approve、approved、yes、reject、rejected 或 no 来替代性地回复电子邮件。要启用电子邮件审批响应，请导航到设置 | 自定义 | 工作流与审批 | 流程设置。现在勾选启用电子邮件审批响应复选框，如下图所示：
注意
如果启用了电子邮件审批响应，且用户没有正确回复，可能是因为拼写错误（例如拼错了 approve）或将其输入到错误的行，Salesforce CRM 应用程序将不会处理用户的错误响应。
在步骤 5. 选择审批页面布局中要显示的字段页面中，可以按照如下示例配置审批请求页面布局：
审批页面是审批人批准或拒绝请求的地方，它位于配置审批流程的步骤 5. 选择审批页面布局中要显示的字段，在这里您可以进行如下操作：
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选择并排序您希望在审批请求页面上显示的字段。
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除了之前选择的字段外，还需要选择显示审批历史信息，以包括审批历史相关列表，该列表会在结果审批请求页面上显示日期、状态、指派给、实际审批人、评论和整体状态列，如下图所示：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_07_029.jpg
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要指定审批人如何访问审批页面，选择仅允许审批人从应用程序内部访问审批页面。（推荐）、允许审批人从 salesforce.com 应用程序内部访问审批页面，或允许从启用无线功能的移动设备外部访问，然后点击下一步（如步骤 5 截图所示）。
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现在指定初始提交者，如下图所示：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_07_030.jpg
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指定哪些用户被允许提交记录进行审批。
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可选地，选择将审批历史相关列表添加到所有机会页面布局中（如机会对象相关审批所示）。这将自动更新此对象的所有页面布局，并包含一个相关列表，允许用户查看和提交审批请求。
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可选地，选择允许提交者撤回审批请求，以便提交者可以撤回他们的审批请求。
当选择允许提交者撤回审批请求选项时，审批历史相关列表中的撤回审批请求按钮对于提交记录的用户以及您作为系统管理员都是可见的。
当用户点击撤回审批请求时，记录的待审批请求将被撤回，撤回操作将被执行。
此选项适用于在等待审批签署时记录发生更改的情况。例如，在提交审批后，机会可能会被标记为“丢失”，或者金额可能会降低到审批阈值以下，或者当前审批人可能正在休假，需要重新提交审批并发送给其他用户进行审批。
提示
确保撤回操作会重置记录的状态，并在必要时回滚初次提交时发生的任何字段更新。如果记录的状态没有恢复到初次提交前的状态，任何重新提交审批的尝试可能会失败，或者审批可能无法正常运作。
现在点击保存，然后点击下一步，最后点击流程旁边的激活按钮。
注意
在创建至少一个审批步骤之前，您将无法激活此流程。
创建审批步骤
Salesforce CRM 中的审批步骤设定了记录审批流程的流程，关联了每个审批环节的参与用户。对于每个审批步骤，我们设定了谁可以批准记录的请求，记录必须包含什么内容才能符合标准，以及为什么应该允许批准该记录（在委派审批人时）。
此外，流程中的第一个审批步骤还指定了当记录未能进入该步骤时所需的操作。后续步骤要求您设置当审批人拒绝请求时应采取的操作。
要创建审批步骤，请按路径设置 | 创建 | 工作流与审批 | 审批流程，选择审批流程的名称，然后执行以下操作：
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点击审批步骤相关列表部分的新审批步骤按钮。
注意
对于企业版和无限版，每个流程最多可以包含 30 个步骤。
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输入审批步骤的名称、唯一名称和可选的描述。
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输入步骤编号，以确定该步骤在审批流程中的位置，如以下截图所示，并点击下一步：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_07_031.jpg
在此页面中，您可以指定所有记录是否都应进入此步骤，或者仅具有特定属性的记录应进入此步骤，如以下截图所示：
如果您指定了筛选条件或输入了公式，您可以选择当记录不符合条件或公式返回False时应采取的操作，选项如下：
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批准记录以自动批准请求并执行所有最终批准操作。
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拒绝记录以自动拒绝请求并执行所有最终拒绝操作。此选项仅适用于审批流程中的第一个步骤。
现在点击下一步，显示页面步骤 3：选择分配的审批人，在此页面中您指定应批准进入此步骤的记录的用户，并可选择是否允许该审批人的委派审批人也能批准这些请求，如以下截图所示：
选项如下：
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让提交者手动选择审批人，此选项提示用户手动选择下一个审批人。
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使用先前选择的用户字段自动分配，该字段将批准请求分配给显示在此选项旁边的自定义字段中的用户（此自定义字段在之前配置审批流程时选定，前面的截图中为**（经理）**）。
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自动分配给审批人，此选项允许您将批准请求分配给一个或多个用户或相关用户，如以下截图所示：
如果你在自动分配给审批人选项中指定了多个审批人，选择以下选项之一：
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根据第一个响应批准或拒绝，即审批请求的第一个响应决定记录是否批准或拒绝。
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要求所有选定审批人一致同意，只有当所有审批人批准请求时，记录才会被批准。如果任何审批人拒绝请求，则审批请求会被拒绝。
注意
对于自定义对象和大多数标准对象，你可以设置队列作为自动分配给审批人选项的一部分。在撰写本文时，机会、解决方案和报价的审批流程不能分配给队列。
在此页面上，还有一个选项可以指定审批人的委托人也可以批准此请求，委托人用户在分配的审批人用户页面的委托审批人字段中进行设置。
注意
委托审批人不能重新分配审批请求，他们仅被允许批准或拒绝审批请求。
如果这不是审批流程中的第一步，你必须指定如果审批人拒绝本步骤中的请求，将会发生什么，下面是一个示例，选项如下：
现在点击保存，并使用以下选项指定你希望在此步骤中设置的任何工作流操作：
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是的，我现在想为此步骤创建一个新的审批操作
-
是的，我现在想为此步骤创建一个新的拒绝操作
-
不，我稍后再做。带我去审批流程详情页面查看我刚创建的内容。
最后，点击**开始！**以完成审批流程。
衡量与改进
尽管你需要规划审批流程的成功实施，但它们随着时间的推移可能需要更改。这可能是由于业务流程的变化，或 Salesforce CRM 应用中流程的改进。
因此，创建分析来帮助衡量和验证审批流程是否顺利进行是一个好主意。例如，你可以生成报告和仪表板，以衡量审批在流程中所花费的时间，并识别出流程中任何未按预期工作的地方，并相应地进行改进。有关如何生成报告和仪表板的详细信息，请参见第六章，生成数据分析报告和仪表板。
流程可视化工具
流程可视化工具提供了已保存的审批流程的只读表示。可以通过在已保存的审批流程中点击查看图表按钮来访问，如下图所示：
以下屏幕显示的是一个简单的两步审批流程，用于审查大于 100k 的机会交易：
使用流程可视化工具，你还可以打印审批流程的带注释版本，图表中出现的数字对应于表格中的详细信息，这些信息包含在可打印视图中。
将流程以图表形式呈现有助于理解以下内容：
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记录获得批准所需的步骤
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每个步骤的指定审批人
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触发审批流程的标准
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记录在被批准、拒绝、撤回或首次提交审批时采取的具体操作
总结来说，审批流程可以成为监控内部流程的强大工具，确保在继续业务活动之前完成特定流程。它们还为业务流程的及时性提供了很好的可见性。在这里，你可以使用审批来捕捉审批开支所需的时间，这可以帮助采取措施改善组织流程。
Visual Workflow
Visual Workflow 允许你构建一组称为流程的屏幕，指导用户完成收集和更新数据的过程。
与流程相关的工作涉及创建一组结构化的步骤，以便用户完成指定的业务流程。这些业务流程可能是，例如，客户支持团队的呼叫脚本、客户或员工互动的问卷调查，或者处理组织内部销售询盘的流程。
流程的使用场景很多且多样，Visual Workflow选项允许你创建收集和展示信息的屏幕，创建和更新 Salesforce 记录，并根据用户输入执行逻辑，所有这些都可以在拖拽式Visual Workflow用户界面中完成。
配置 Visual Workflow
使用 Visual Workflow 涉及以下三个概念：流程设计、流程管理和运行时。流程设计和管理通过流程设计器完成，流程设计器是 Salesforce CRM 设置选项的一部分。一旦流程设计并创建完成，你就可以通过设置属性、激活、停用、删除或在 Salesforce CRM 应用程序中运行它来进行管理。最后，用户可以在 Salesforce 内运行已激活的流程。在这里，你可以配置流程通过自定义按钮、链接或标签从 Visualforce 页面或直接使用 Salesforce 流程 URL 来运行。
流程设计器
可通过以下路径访问 Visual Workflow 和 Flow Designer：设置 | 创建 | 工作流 | 流程。
要在 Cloud Flow Designer 中创建和管理流程，请点击新建流程或编辑现有流程。
Flow Designer 具有拖放式用户界面，允许您配置屏幕并定义分支逻辑，而无需编写任何代码，如下图所示：
Flow Designer 的用户界面具有以下功能和模块：
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按钮栏中的按钮让您可以保存、关闭、撤销或重做、查看属性或运行流程。
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位于条形图右侧的状态指示器显示流程是否处于活动状态、是否已保存，或是否存在警告或错误。
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调色板选项卡列出了所有可用于流程的元素类型。在这里，您可以将元素从调色板拖放到画布上进行配置。
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资源选项卡允许您为流程创建新的资源，例如变量、常量、公式等。一旦创建，新资源将在资源管理器选项卡中显示。
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资源管理器选项卡是已为流程创建的所有元素和资源的库。
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描述窗格用于显示当您在调色板、资源和资源管理器选项卡中单击时所选项目的详细信息。
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画布是构建流程的地方。在这里，您可以从调色板添加元素，然后进行配置并连接这些元素，以创建流程的结构化步骤。
Flow Designer 注意事项
在配置 Salesforce CRM 流程之前，了解流程的整体构建方式非常有用，这有助于确保成功和平稳的实施。在开始配置流程之前，请考虑以下因素：
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如果您不确定在流程的某个点需要哪个元素，可以使用步骤元素作为占位符。这允许迭代式地构建流程，随着对流程的理解不断深化，进一步完善流程。
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要选择多个元素，您可以使用鼠标左键单击并选择多个元素区域，或使用控制键点击以选择单个元素。然后，您可以按键盘上的删除按钮一次性删除它们。
-
要查看调色板、资源或资源管理器选项卡中某个项目的描述或详细信息，请单击该项目并查看描述窗格中的说明。
现在，让我们更详细地看看调色板、资源和资源管理器选项卡。
调色板选项卡
调色板选项卡列出了可用于流程的元素类型。在这里，您可以将元素从调色板选项卡拖放到主画布上。创建后，新元素会出现在资源管理器选项卡中。
元素是构建流程的关键部分。它们代表某个操作，如收集或显示用户信息，或查询、创建、更新和删除数据记录。元素可以连接在一起，创建一个结构化的步骤集，包含屏幕、输入、输出和分支逻辑，引导用户完成流程。
元素
以下元素可在 Cloud Flow Designer 中使用：
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步骤：一个占位元素，可以用来快速勾画流程，然后转换为屏幕元素
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屏幕：面向用户的屏幕，可以用来收集输入或显示输出
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决策：使用条件来确定下一步用户的流向
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分配：设置或更改变量的值
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记录创建：创建一个新记录，并将资源值插入到其字段中
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记录更新：使用资源值更新一个或多个记录的字段
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记录查找：查找记录并将其字段赋值给变量
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记录删除：删除符合特定条件的记录
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子流程：嵌套流程
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Apex 插件：通过 Apex 类或 AppExchange 包在 Apex 代码中构建的逻辑
使用步骤元素
在 草稿工具 部分，可以使用 步骤 元素来绘制业务流程的流动。步骤 元素仅是一个占位符，不能在活跃流程中使用。它用来快速绘制正在构建的业务流程的步骤序列。一旦你放置好每个 步骤，并且想要激活流程，可以将鼠标悬停在 步骤 上，然后点击 转换元素（双箭头图标）选项。这样就可以将草稿 步骤 转换为 屏幕 元素，这是每个流程的构建模块。
使用屏幕元素
屏幕 元素可以通过在 步骤 元素上使用 转换元素 选项来创建，或者可以在 用户界面 部分内创建。屏幕元素包含用户将看到的一系列窗口，以及内置的导航按钮（用于前进和后退）。
屏幕 元素提供了多种用户交互选项，并且可以在 编辑 页面中的 添加字段 标签下选择以下部分：输入、选项、多选选项 或 输出，如下面的截图所示：
使用决策元素
在与 屏幕 元素交互后，用户可能需要根据其响应被引导沿特定路径前进。决策 元素位于 逻辑 部分，允许你通过设置每个决策结果的条件来配置用户如何在流程中移动。
决策元素用于导航流程，并根据用户在前一个屏幕元素中的回答将用户引导到下一个屏幕或交互。在决策元素中，你可以为每个回答创建一个可编辑结果，如下图所示：
资源标签
资源标签允许你为流程创建新的资源，如变量、常量、公式等，如下图所示：
在创建了新资源或从调色板标签中添加了项目到流程后，它们会出现在资源管理器标签中。
资源管理器标签
通过双击资源管理器标签中的项目，你可以进入该项目的编辑页面。你可以点击一个项目，在描述窗格中查看该项目的详细信息。在资源管理器标签中查看项目时，描述窗格包含两个子标签：
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属性：显示关于你所选元素或资源的信息，例如标签、唯一名称、描述和数据类型。
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使用情况：列出选定项目使用的元素。要查看列表中的元素在画布上的位置，将鼠标悬停在该元素上，然后点击放大图标，如下图所示：
保存流程
在 Flow Designer 中创建流程后，保存选项如下：
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初次保存：首次保存时会出现一个对话框。输入流程名称、唯一名称和描述。流程保存后，唯一名称无法修改。
-
快速保存：保存流程后，保存按钮作为快速保存按钮，覆盖你之前的工作。请注意，编辑活动流程时，保存按钮不可用。在这种情况下，你必须使用另存为将更改保存为新流程或该流程的新版本。
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另存为：保存流程后，此按钮会提供两个选项：另存为新流程，会打开一个对话框，你可以在其中输入新详情并将其保存为全新流程；或者另存为新版本，会将流程保存为当前流程的新版本（如下图所示）。如果你打算对流程进行更改并希望保留旧流程作为备份，以便稍后需要时恢复，这个选项非常有用：https://github.com/OpenDocCN/freelearn-devops-pt8-zh/raw/master/docs/slfc-crm-dfn-adm-hb-4e/img/image_07_042.jpg
注意
保存流程或流程版本时需要考虑以下事项：
如果您在一个浏览器标签页中打开了流程详细页面，然后在新浏览器标签页中打开了一个流程版本以编辑它，保存并关闭后，必须刷新第一个流程详细页面，才能成功运行您刚刚编辑的流程版本。如果您更改了流程属性，并且由于某些原因保存失败，流程属性不会恢复到先前的值。每个流程最多可以有 50 个版本。您可以在保存新版本时更新流程名称和描述，但不能更改唯一名称。
流程运行时的注意事项
流程可以直接通过流程网址或通过指向流程网址的自定义Web选项卡、链接或按钮运行。
根据您希望为用户设置流程的方式，您有以下具体选项：
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将其作为自定义链接添加到详细页面中
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将其作为自定义按钮添加到详细页面中
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将其作为链接添加到首页
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将其作为流程添加到 Visualforce 页面中
为了运行流程，用户需要设置以下权限之一：
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运行流程配置权限
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在用户详细页面上启用 Force.com Flow User字段
运行流程时请考虑以下事项：
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请勿使用浏览器的后退或前进按钮来导航流程。这可能会导致流程和 Salesforce 之间的数据不一致。
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单个流程最多可以有 50 个不同版本。当用户运行流程时，他们会看到活动版本，而该版本不一定是最新版本。
Lightning 流程构建器简介
Lightning 流程构建器是一个工作流自动化工具，允许您自动化业务流程。在撰写时，Lightning 流程构建器的功能正在不断发展，但该工具允许您在开发和构建过程中生成流程的图形化表示。
Lightning 流程构建器允许您执行以下操作：
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使用用户友好、可视化的界面布局并具有点击式功能来创建流程。
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在一个位置设计一个完整的端到端流程，而不是多个依赖的工作流规则。
-
自动化一些以前需要 Apex 开发的简单操作，并采用点击而非代码的方法。
在撰写时，Lightning 流程构建器工具的有用性和功能处于 Workflows 和 Visual Workflows（在本章前面详细介绍）这两个其他工作流自动化工具之间，可能是 Salesforce 的未来工具。
由于当前的限制以及 Lightning 流程构建器不断发展的特性，本书提供了该工具的简介，并与其他工作流工具进行了比较。
注意
有关 Lightning 流程构建器当前功能的更多信息，请访问 Salesforce 提供的网址developer.salesforce.com/page/Cheat_Sheets，并参考可下载的应用逻辑：流程自动化备忘单文档。
闪电流程构建器提供了一个视觉界面，可以构建一个由 if/then 语句组成的流程，并且具有以下操作：
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创建记录
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更新任何相关记录
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创建或更新记录，并使用快速操作记录电话
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发送电子邮件提醒
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发布到 Chatter
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提交审批流程
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从一个流程调用另一个流程
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启动一个视觉工作流流程
-
调用 Apex 代码
-
向外部 Web 服务发送 SOAP 消息
操作可以立即运行或计划执行。然而，在写作时，闪电流程构建器的调度功能相比于工作流（本章前面描述的）来说有限。
一般来说，前面描述的闪电流程构建器的操作可以设置为通过 if/then 语句触发，并在以下情况下触发：
-
记录被创建
-
记录被创建或编辑
if/then 决策语句可以根据启动该流程的记录字段中的数据，通过公式，或者完全跳过（通过每次返回真）进行评估。此外，决策可以通过将标准数据、全局变量、当前记录中的数据或相关记录中的数据与标准进行比较，评估为真或假。
工作流自动化工具的比较
以下部分比较了 Salesforce CRM 中工作流自动化工具的功能和支持的操作。
工作流自动化工具的功能比较
以下表格显示了在写作时工作流、视觉工作流和闪电流程构建器的功能：
| 工作流 | 视觉工作流 | 闪电流程构建器 | |
|---|---|---|---|
| 单步或多步 | 单步操作，单一结果集 | 多步操作，不同结果集 | 多步操作，不同结果集 |
| 能够使用视觉界面设计逻辑？ | 否 | 是 | 是 |
| 浏览器支持 | 所有 | 所有（不推荐使用 Safari） | 所有（推荐使用 Chrome） |
| 可以在记录更改时触发 | 是 | 否 | 是 |
| 当用户点击自定义标签、按钮或链接时可以触发 | 否 | 是 | 否 |
| 可以被另一个流程触发 | 否 | 否 | 是 |
| 可以在调用 Apex 时触发 | 否 | 是 | 否 |
| 支持基于时间的操作 | 是 | 是 | 是 |
| 支持用户交互 | 否 | 是 | 否 |
工作流自动化工具的支持操作比较
以下表格显示了在写作时工作流、视觉工作流和闪电流程构建器的支持操作：
| 工作流 | 视觉工作流 | 闪电流程构建器 | |
|---|---|---|---|
| 调用 Apex 代码 | 否 | 是 | 是 |
| 创建记录 | 仅任务 | 是 | 是 |
| 调用流程 | 否 | 否 | 是 |
| 删除记录 | 否 | 是 | 否 |
| 启动流程 | 否 | 是 | 是 |
| 发布到 Chatter | 否 | 是 | 是 |
| 发送电子邮件 | 是（仅电子邮件提醒） | 是（仅电子邮件提醒） | 是（仅电子邮件提醒） |
| 发送外部消息 | 是 | 否 | 否 |
| 提交审批 | 否 | 是 | 是 |
| 更新字段 | 是（记录或其父项） | 是 | 是（任何相关记录） |
测试你的知识的问题
现在，您将看到一些关于 Salesforce CRM 管理中的工作流自动化关键功能的问题，这些内容已在本章中涉及。答案可以在本章末尾找到。
问题
我们提出了六个关于工作流自动化、工作流流程、时间依赖工作流、启动审批流程、批准或拒绝审批流程及审批流程中的功能的问题，以验证你对工作流自动化和审批流程的理解。
问题 1 - 工作流自动化
Salesforce CRM 中工作流自动化的关键概念是什么？请选择一个：
a) 工作流规则和时间依赖功能。
b) 工作流规则和操作。
c) 工作流电子邮件提醒和任务操作。
d) 工作流字段更新和任务操作。
问题 2 - 工作流流程
以下哪些流程可以通过工作流规则来自动化？请选择所有适用的选项：
a) 每当账户被其他用户更新时，向账户所有者发送电子邮件提醒。
b) 每当新线索被录入系统时，给市场营销专员分配跟进任务。
c) 给一个新线索分配到一个队列。
d) 每当机会进入指定销售阶段时，自动更新机会字段。
问题 3 - 时间依赖工作流
哪些场景或条件设置会阻止您添加时间依赖工作流操作？请选择所有适用的选项：
a) 规则已经激活。
b) 规则标准设置为在记录创建时进行评估，并且每次编辑时都会评估，以后才能满足标准。
c) 规则已被停用，但在工作流队列中有待处理的操作。
d) 规则标准设置为在记录创建时进行评估，并且每次编辑时都会评估。
问题 4 - 启动审批流程
启动审批流程时，哪些陈述是正确的？请选择所有适用的选项：
a) 审批流程可以设置为自动筛选哪些用户最初参与审批过程。
b) 审批流程可以设置为允许用户选择一个用户将审批发送给他。
c) 审批流程可以设置为允许用户选择一个队列将审批发送给他。
d) 如果记录不符合录入条件，审批流程会显示一个错误信息。
e) 如果记录不符合录入条件，审批流程会显示一个警告信息，提示录入条件。
问题 5 - 批准或拒绝审批流程
在审批或拒绝审批请求时，哪些陈述是正确的？请选择所有适用的选项：
a) 如果启用，审批者可以通过电子邮件批准或拒绝审批请求。
b) 审批请求必须始终由指定用户批准或拒绝。
c) 如果启用，审批者可以通过 Chatter 批准或拒绝审批请求。
d) 如果启用并且设置了用户，则审批人的代理可以批准或拒绝审批请求。
问题 6 - 在审批流程中
在审批流程中，哪些陈述是正确的？请选择所有适用的选项：
a) 在审批流程中，记录始终对所有用户锁定。
b) 如果启用并且设置了用户，则审批人的代理可以重新分配审批请求。
c) 在审批流程中，审批人可以重新分配审批请求。
d) 审批人只能通过 Salesforce 应用程序访问审批页面。
e) 在审批流程中，审批人可以在其 Salesforce 主页上查看审批请求。
答案
以下是关于工作流自动化、工作流流程、基于时间的工作流、启动审批流程、批准或拒绝审批流程以及在审批流程中可用功能的六个问题的答案，以验证你对工作流自动化和审批流程的理解。
答案 1 - 工作流自动化
答案是，a) 工作流规则和操作。
答案 2 - 工作流流程
答案是，a) 每当其他用户对账户进行更新时，向账户所有者发送电子邮件提醒，b) 每当系统中录入新线索时，向营销执行人员分配跟进任务，d) 每当商机进入指定的销售阶段时，自动更新商机字段。
答案 c) 使用工作流规则不能将新线索分配到队列中，而是可以使用线索分配规则进行此操作（见 第八章，介绍 Sales Cloud、Service Cloud 和 Salesforce CRM 的协作功能）。
答案 3 - 基于时间的工作流
答案是，a) 规则已经处于激活状态（在这里，你必须首先停用该规则），c) 规则已被停用，但工作流队列中有待处理的操作（在这里，你必须允许待处理操作完成或使用基于时间的工作流队列删除待处理操作），d) 规则条件设置为记录创建时评估，并且每次编辑时都会评估。
答案 4 - 启动审批流程
答案是，a) 可以设置审批流程自动筛选最初参与审批流程的用户，b) 可以设置审批流程允许用户选择一个用户来发送审批，d) 如果记录不符合进入标准，审批流程会显示错误信息。
答案，c) 和 e) 不是正确的，原因分别是：审批流程可以设置为自动从队列中分配审批人，但不能允许用户选择一个队列来发送审批。审批流程仅显示错误信息，而不是当记录不符合进入标准时显示包含进入标准的警告信息。
答案 5 - 批准或拒绝审批流程
答案是，a) 如果启用，审批者可以通过电子邮件批准或拒绝审批请求，c) 如果启用，审批者可以通过 Chatter 批准或拒绝审批请求，d) 如果启用并且用户已设置，审批者的代理可以批准或拒绝审批请求。
答案 b) 不正确，因为审批请求可以设置为由队列中的个人批准或拒绝。
答案 6 - 在审批过程中
答案是，c) 在审批过程中，审批者可以重新分配审批请求，d) 在审批过程中，审批者可以在其 Salesforce 主页上查看审批请求。
答案 a)、b) 和 c) 不正确，原因分别是：在审批过程中，记录不会被管理员锁定，且审批者也可以编辑记录。审批者的代理可以批准请求，但不能重新分配审批请求。审批者不仅可以在 Salesforce 内部访问审批页面，也可以在外部访问。
总结
在本章中，我们通过使用工作流规则和审批流程，了解了 Salesforce CRM 应用中的工作流自动化功能。我们逐步配置了这些功能，并发现它们如何被用来自动化和简化组织的关键业务流程。
我们还了解了视觉工作流，并学习了如何使用流程和 Lightning 过程构建器来构建引导用户完成数据收集和更新过程的屏幕。通过利用工作流自动化，用户可以更好地控制常规活动并消除冗余任务。
最后，我们提出了一些问题，以帮助澄清 Salesforce 工作流自动化和审批流程的一些关键特性。
在接下来的章节中，我们将了解 Salesforce CRM 的功能领域，以及销售和营销自动化、服务与支持和企业社交网络的设施。
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